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聲像檔案整理步驟流程

提起檔案我們常見的是大多以資質形式呈現的檔案,有一種檔案是以照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以聲像為主也稱之為聲像檔案,并輔以文字說明的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分,主要記錄在各項活動中直接形成的、具有保存價值的各種聲音和影像。

分類:照片檔案按年代、問題分類,同屬一類的照片按時間順序編號,同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式:全宗號-流水號。錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類,按時間順序編號。

篩選:各類照片按內容分組,形成兩張以上(含兩張)照片稱為一組,最好每組篩選4-6張,篩選的照片要充分反映整個活動的特點(標志物、主背景、主要人物、主場景、橫幅、主要過程等)。

入冊:像冊內按時間先后順序,一組照片排完后,再依次排另一組照片。

整理編號:照片均在各自像冊內編起止張號,每個像冊內照片的編號均從“1”開始,同一像冊內照片或底片張號不能重復。并在照片背面寫上相應的照片號。大張照片不能裝入普通的像冊,要在相應像冊內編號后再單獨存放,標明存放地點,照片袋上貼上檔案標簽,便于查找。

編寫總說明:每一組照片要編寫“總說明”,“總說明”中要標明活動的時間、地點、內容、機構、人物全名、職務及本組照片的起止張號等,讓陌生人看了一目了然?!翱傉f明”在像冊占一張照片的位置,打印后放在本組照片的前面。

編寫分說明:由于總說明已對一堆照片的主要內容作了提示,分說明只需將照片各自的主題進行說明,如果照片中人物多時,則注明照片中主要人物的具體位置。只形成一張照片時,只需寫“分說明”此時,“分說明”內容應包含“總說明”的內容。

填寫照片卷內目錄:每個像冊內都需要附有照片卷內目錄。按像冊內照片號的順序依次在卷內目錄上逐欄寫入每組照片“照片號/底片號”、“題名” (即一組照片反映的內容“總說明”、“分說明”) 、“拍攝時間”等。 照片卷內目錄一式三份,一份放像冊內,兩份放照片目錄夾內。

填寫照片案卷目錄:以像冊為登記單位分類編寫照片的案卷目錄。按像冊檔號的先后順序依次在案卷目錄上逐欄寫入每個像冊的“檔號”、“題名”、“日期” 、“張數或分鐘”、“保管期限” 等。 照片的案卷目錄一式兩份,放入“聲像檔案目錄”夾中,與照片的卷內目錄(位于案卷目錄之后)一起組成照片的檢索目錄,形成一式兩份聲像檔案目錄。

照片檔案目錄的裝訂:照片檔案目錄的組成:目錄夾、照片案卷目錄、照片卷內目錄(所有目錄要用檔案管理軟件注錄打印)采用“三孔一線”裝訂法。

編制照片檔案目錄夾標簽。

以上就是聲像檔案整理的全部步驟了,按照這些步驟來整理聲像檔案可以讓這些檔案系統化、條理化,從而更好地保存和利用這些檔案。


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