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當前位置:企業新聞
政務服務電子歸檔要求

今天帶來的內容是相關政務服務檔案的歸檔要求,在此聲明文章依據檔案局(政務服務事項電子文件歸檔規范DA/T85—2019)概括整理;內容僅供參考。

在這里和大家概括一下政務服務檔案是指各級政企相關部門及事業單位,根據法律法規,為社會團體、企事業單位和個人提供的許可、確認、裁決、獎勵、處罰等行政服務所產生需要存檔資料文件。

政務服務事項包括行政權力事項和公共服務事項。政務服務事項包括行政權力事項和公共服務事項。

1.電子歸檔功能需求基本需求

1.1一體化在線平臺應具備政務服務事項電子文件歸檔功能,其基本功能應符合《GB/T18894—2016中 5.1 》的基本規定。 基于一體化在線平臺開發的政務服務事項電子檔案管理能應符合GB/T18894—2016中5.2的基本規定。

1.2歸檔配置功能

應能配置政務服務事項電子文件的歸檔范圍、檔案保管期限、電子文件號生成規則、檔案密級、檔案開放標識等內容。

1.3整理組件功能

應能根據歸檔配置自動對電子文件及其元數據進行收集和整理,形成歸檔信息包,可支持通過時間和數字摘要等技術手段確保電子文件真實性、安全性。

1.4清點檢測功能

1.4.1應能在形成歸檔信息包時,根據歸檔配置信息對歸檔信息包的規范性、完整性等進行必要的自動檢測和清點,并支持合格信息包的自動歸檔。

1.4.2應能根據需要對自動檢測結果不合格的待歸檔電子文件及其元數據進行人工補充;應能對特殊原因造成的不合格結果進行容缺歸檔并備注說明具體原因。

1.5數據交換功能

1.5.1應支持對歸檔過程中的電子文件和電子檔案按需求進行分類統計,對歸檔配置及歸檔數據進行在線監管。

1.5.2 應能對歸檔過程中的所有操作及操作人員、時間和結果等日志信息進行記錄和跟蹤審計。

2.歸檔流程要求

2.1 工作流程

2.1.1 政務服務事項電子文件歸檔工作流程包括一體化在線平臺歸檔功能的開發和部署、電子文件歸

檔范圍和檔案保管期限表的制定和審核、歸檔配置、開展歸檔等工作。

2.1.2 應先完成電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表的制定和審核,以及一體化在線平臺歸檔功能的

開發和部署,再根據電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表進行歸檔配置,最后由系統根據歸檔配置進行

歸檔,歸檔工作流程示意圖參見附錄 A。

 圖片1.png

2.2 電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表的制定

2.2.1 應依據國家檔案局令第8號以及部門行政權力清單、責任清單、公共服務事項目錄等要求制定

政務服務事項電子文件歸檔范圍與檔案保管期限表,政務服務形成的紙質文件歸檔范圍與檔案保管期

限按其執行。保管期限分為定期和永久,定期不應低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。

2.2.2 電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表應以政務服務事項的最小細分項(如子項)為單位制定。

2.2.3 政務服務事項的電子文件歸檔范圍包括:

a) 反映政務服務事項辦理部門主要職能活動和基本歷史面貌的,對本部門工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的電子文件;

b) 政務服務事項辦理部門辦理行政權力事項和公共服務事項等活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的電子文件;

c) 其他對政務服務事項辦理部門的工作具有查考價值的電子文件。

2.2.4 政務服務事項辦理過程中以數據共享形式調閱的電子證照及其元數據應與該辦件形成的電子文件及元數據一并歸檔。

2.2.5 用以證明行政執法全過程,滿足司法審查等需要的行政執法文件、證據及其他相關材料應當歸檔,包括:證據性材料、程序性材料、結果性材料。

3.歸檔配置

3.1 歸檔配置以政務服務事項的最小細分項進行設置。

3.2 歸檔配置的內容包括但不限于保管期限、開放程度、密級、歸檔范圍和歸檔材料目錄、歸檔輔助信息。歸檔輔助信息可根據歸檔工作實際進行設置,政務服務事項的歸檔材料目錄示例參見附錄 B。

 圖片2.png

4.歸檔工作的開展

4.1 歸檔步驟

政務服務事項電子文件以單個辦件為基本單位分兩個階段歸檔,一般由系統自動進行:

a) 第一階段是在一體化在線平臺上進行的預歸檔,這一階段對電子文件及元數據進行收集和整

理,形成完整的歸檔信息包,并進行清點和生成驗證消息;

b) 第二階段是脫離一體化在線平臺(或脫離一體化在線平臺的業務歸檔模塊),將歸檔信息包交換到電子檔案管理系統(或一體化在線平臺的電子檔案管理模塊)上進行的正式歸檔,這一階段進行歸檔信息包的數據交換、歸檔檢測、整理編目等過程,形成政務服務事項電子檔案。

政務服務事項電子文件歸檔步驟見圖1。

圖片3.png

4.2 文件收集

4.2.1政務服務事項辦結后,系統根據預先設置的歸檔范圍和歸檔材料目錄,自動將政務服務事項辦理過

4.2.2程中形成的電子文件組件及元數據采集至歸檔文件夾中,并符合以下規定:

a) 采集的電子文件組件存儲格式符合第9章的規定;

b) 采集的元數據符合第8章的規定;

c) 電子文件組件和元數據的采集一般以實時、物理的形式進行,以計算機自動采集為主,必要時

可人工補充。

4.3 整理

將采集的電子文件組件及元數據按7.2的規定有序地存放至歸檔文件夾中,并按預先設置的命名規則生成電子文件號,對歸檔文件夾進行命名。

4.4 形成歸檔信息包

將完成整理的電子文件組件及元數據以歸檔文件夾為單位進行壓縮打包形成歸檔信息包。

4.5 清點

4.5.1對歸檔信息包中的電子文件組件及元數據進行自動清點。歸檔的電子文件門類、保管期限、件數應當與歸檔信息包中的歸檔配置信息相匹配。

4.5.2經清點,電子文件組件及元數據有缺失的應予以補充,補充完整后重新歸檔;因特殊原因無法補充則在歸檔配置信息中記錄原因后容缺歸檔。

4.6 生成驗證信息

對歸檔信息包可通過可信時間戳和數字摘要等技術手段生成驗證信息,確保其可追溯。生成的驗證信息單獨保存,并與歸檔信息包建立關聯。

4.7 數據交換

4.7.1將歸檔信息包從一體化在線平臺交換到電子檔案管理系統,并按規定生成政務服務事項電子文件交換目錄作為系統間交換憑據。

4.7.2數據交換一般基于 WebService等通用標準的統一數據交換接口實現?;谝惑w化在線平臺完成電子文件歸檔和電子檔案管理工作的,此步驟將歸檔信息包從一體化在線平臺的業務歸檔模塊交換到電子檔案管理模塊。

8 歸檔檢測

8.8.1通過專業檢測工具或系統集成的檢測模塊,對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性、安全性等技

8.8.2術檢測和驗證,記錄檢測時間、結果,并向一體化在線平臺反饋檢測結果。

9 登記編目

將檢測合格的歸檔電子文件及其元數據按 GB/T18894—2016的要求導入電子檔案管理系統預歸檔庫進行登記,并自動編制檔號,生成歸檔目錄和歸檔登記表:

a) 可按規定的命名規則將電子文件號自動轉換為由全宗號、檔案門類代碼、機構(問題)代碼等要素組成的檔號;

b) 對歸檔信息包中的基本信息進行解析,自動生成歸檔目錄;

c) 根據需要,可人工進行排序調整、元數據補充或歸檔階段元數據調整等操作,但不得修改電子文件和辦理階段元數據的原始內容。

10 形成電子檔案

最后將完成歸檔的政務服務事項電子檔案導入電子檔案管理系統正式庫,由政務服務機構的檔案部門進行管理。


文章參考國家檔案局官網,不附有任何廣告形式,原文章《DA/T85—2019》如有侵權請聯系隨時進行刪除,如需了解詳情可參考原文鏈接如下:

https://www.saac.gov.cn/daj/hybz/201912/7d25599d474b453197478560a1f1daee/files/dea3da0e09094dc0aa15956c00971576.pdf

 


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