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當前位置:企業新聞
建設項目檔案管理規范之收集與整理

范圍

本標準規定了建設項目檔案工作的組織及職責任務,確立了建設項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則、方法和要求,本標準適用于新建、改建、擴建和技術改造等建設項目的檔案管理。

1.收集

1.1 項目建設過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和體的項目文件均應收集齊全。

1.2 建設單位應依據附錄 B的表 B.1,結合項日建設內容行業特點管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。

1.3 項目文件在辦理完畢后應及時收集,并實行預立卷制度。

圖片2.png

2整理

2.1 項目文件應由文件形成單位或部門進行整理。整理工作包括項目文件價值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內容。

2.2 項目文件整理應遵循項目文件的形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學,組卷合理,便于保管和利用。

2.3 項目文件應依據歸檔范圍進行鑒定,確定其是否歸檔。

2.4 項目文件應按照形成階段、專業、內容等特征進行分類。

2.5 項目文件組卷。項目前期文件、項目管理文件按事由結合時間順序組卷,其中招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷,勘察設計文件按階段、專業組卷;施工技術文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結構、專業組卷;信息系統開發文件按應用系統組卷;設備文件按專業、系統、臺套組卷;監理(監造)文件按監理(監浩)的合同標段、事由結合文種組卷:科研項目文件按科研項目(課題)組卷:生產準備、試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結合時間順序組卷。

卷內文件一般印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;復文在前,來文在后;文字在前,圖樣在后。

2.6 項目案卷排列。項目前期文件、項目管理性文件按主題、事由排列;施工文件按綜合管理、施工技術支撐、施工(安裝)記錄、檢測試驗、評定驗收排列;信息系統開發文件按需求、設計、實施、測試、運行、驗收排列;設備文件按質量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調試、檢測試驗和運行維修排列;監理(監造)文件按依據性、工作性文件順序排列;科研項目文件按開題、方案論證、研究實驗、階段成果、結題驗收排列;生產準備、試運行、竣工驗收文件按主題、事由排列。

2.7 案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規格及制成材料應符合GB/T 11822 的規定。采用整卷裝訂的案卷,應對卷內文件連續編頁號。

2.8紙質照片的整理應符合GB/T 11821的規定;數碼照片可參照DA/T50的規定。

2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應符合 DA/T15 的規定。(由于標準范文多,這里就不詳細解說了,大家可自行到網絡中參考?。?/p>

2.10實物檔案依據分類方案按件進行整理。芯樣的整理應符合行業規范規定。

3歸檔

3.1 項目文件應及時歸檔。前期文件在相關工作結束時歸檔;管理性文件宜按年度歸檔,同一事由產生的跨年度文件應在辦結年度歸檔:施工文件應在項目完工驗收后歸檔,建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;信息系統開發文件應在系統驗收后歸檔;監理(監造)文件應在監理(監造)的項目完工驗收后歸檔;科研項目文件應在結題驗收后歸檔;生產準備、試運行文件應在試運行結束時歸檔;竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。 

圖片3.png

3.2 施工文件組卷完畢經施工單位自查后(實行總承包的項目,分包單位應先提交總承包單位進行審查),依次由監理單位、建設單位工程管理部門、建設單位檔案管理機構進行審查;信息系統文件組卷完畢后提交監理單位、建設單位信息化管理部門、檔案管理機構進行審查:監理文件和第三方檢測文件組卷完畢并自查后,依次由建設單位工程管理部門和檔案管理機構進行審查。每個審查環節均應形成記錄和整改閉環。

3.3建設單位各部門形成的文件組卷完畢,經部門負責人審查合格后,提交建設單位檔案管理機構歸檔。

3.4 歸檔單位(部門)應按建設單位檔案管理機構要求,編制交接清(含交接手續檔案數量、案卷目錄),雙方清點無誤后交接歸檔。


以上文章就是建設項目檔案管理收集與整理的全部內容,文章參考國家檔案局官網,原文章:《建設項目檔案管理規范》DA/T 28-2018如有侵權請聯系隨時進行刪除,原文鏈接如下:https://www.saac.gov.cn/daj/hybz/201809/949e32fbbfa74b95b6dfc7116c29bb2d/files/532110549b9b4863a6270674e6b91f12.pdf


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