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當前位置:企業新聞
聲像檔案歸檔注意事項

我們都知道聲像檔案具有較強的形象性和直觀性,可以以畫面的形式生動地將檔案展現給大家。而聲像檔案對社會有著直觀的憑證作用;也是重要的科研和宣傳素材和便捷的信息交流手段。那么聲像檔案在歸檔時注意的問題有以下九點。

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一、聲像檔案的歸檔時間

自錄音錄像文件形成起 3 個月內向檔案部門提交歸檔,最遲不能超過錄音錄像文件形成后的次年6月。

二、聲像檔案的歸檔方式

可采用在線和離線兩種歸檔方式?;陔娮訖n案管理系統整理、著錄的錄音錄像電子文件,以在線方式歸檔;記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數據的原始載體以離線方式歸檔。

三、聲像檔案的歸檔程序

1.按照 GB/T 18894一2016 中 8.1給出的電子文件歸檔程序和要求,實施錄音錄像文件及其元數據的歸檔,包括清點、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》

2.采用在線方式歸檔的,應基于電子檔案管理系統完成歸檔程序:以離線方式歸檔的,由交接雙方借助專用計算機手工完成相關步驟。

3.清點、核實錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲的錄音錄像文件、目錄數據數量的一致性:清點、核實原始載體編號與標示、原始載體是否完好無損并可正常使用:清點、核實重大活動文字材料、重要實物的數量;

4.鑒定、檢測錄音錄像電子文件格式、著錄的規范性,錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計算機病毒;

5.以離線方式歸檔的,完成清點、鑒定工作后,應將錄音錄像電子文件及目錄數據導入電子檔案管理系統并掛接,建立錄音錄像文件與目錄數據的一一對應關系;填《錄音錄像文件歸檔登記表》,辦理歸檔手續。

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四、聲像檔案的審核與檔號編制

完成歸檔程序后,應對錄音錄像文件的整理、著錄結果予以審核并確認,由電子檔案管理系統按預設規則自動為錄音錄像檔案編制檔號。檔號編制規則有兩種,全宗號-檔案門類代碼,年度-保管期限代碼-件號,全宗號-檔案門類代碼。保管期限代碼-年度-件號

五、聲像檔案的命名

完成檔號編制后,,應由電子檔案管理系統自動使用檔號為錄音錄像電子檔案重新命名,同時更新計算機文件名元數據值。

六、聲像檔案的存儲與備份

應與其他門類電子檔案一并規劃、設計和建設錄音錄像電子檔案及其元數據的在線存儲與備份系統,實施在線存儲與近線備份、離線備份,開展日常管理和運行維護。具休要求按照 相關執行。

 七、聲像檔案的轉換和遷移

當出現在線存儲系統需更新換代、經檢測離線備份載體達到或超過三級預警線、錄音錄像電子檔案的存儲格式即將淘汰等需求或情況時,應對錄音錄像電子檔案或存儲載體實施轉換或遷移。

八、載體存放

1.應在檔案庫房配備檔案柜等裝具,對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進行集中保管。除參照紙質檔案保管要求外,錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應符合下列要求:

(a)應作防寫處理避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

(b)應裝盒,豎立存放,避免擠壓;

(c)應遠離強酸場、強熱源,并與有害氣體隔離。

2.保管環境溫度選定范圍:光盤 17℃~20℃,磁性載體 15 ℃~27℃,24 h 內溫度變化分別不得超過±2 ℃、±2 ℃。相對濕度選定范圍:光盤 20%~50%,磁性載體 40%~60%,24 h 內相對濕度變化不得超過士5%。

九、原始載體和離線備份載體檢測

應對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測,當光盤參數超過三級預警線、硬磁盤出現異常情況時,應立即實施原始載體和離線備份載體轉換或更新,建立管理臺賬并歸檔保存。具體要求按照 GB/T 18894一2016 的有關規定執行。

聲像檔案的產生和存在并不是孤立的。它與紙質載體的檔案往往有著密切的聯系,它們是相互依存、相互補充的。以上內容就是聲像檔案歸檔注意事項,需要的伙伴們建議收藏起來,以防找不到。


文章參考檔案局官網,《錄音錄像檔案規范》版權歸原作者所有,如有侵權請聯系隨時進行刪除!原文鏈接如下:

:https://www.saac.gov.cn/daj/hybz/201912/5b3adc136d6c4428bca60517658ac8e9/files/09a2d7a9c936424e9ca8a68941692ac5.pdf


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