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當前位置:企業新聞
企業部門如何做好檔案數字化掃描工作?

紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。企業部門想要做好檔案數字化工作,需要充分準備好前、中、后三個階段。

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一、掃描前期準備

1.檔案數字化加工流程的第一步是接收。

接收時要對檔案進行詳細登記,不出現漏登記或重復登記,保證檔案接收過程中數量無誤,同時也要與客戶進行書面交接并簽字確認。第一階段是數字化工作開展前的準備階段,也是檔案數字化起步的關鍵時刻,準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度等。

2.檔案整理準備

檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確無誤填寫,確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數字化加工。

3.設備的準備

紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所,數字化加工場所應空間充足,布局合理,需配備消防系統和門禁、防盜、視頻監控等安全系統。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(如磁帶、磁盤、光盤等),設備、數碼相機等,數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統支撐,如操作系統、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數字化加工工作安全有保障。

4.人員的準備

檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃,制定實施方案,成立檔案數字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質量關,實行數字化加工過程的全流程管理。

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5.管理制度的完善

確保檔案的安全和工作的科學、規范、有序,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質檔案數字化工作過程嚴格執行。

二、掃描加工中階段

1.掃描操作

檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅動和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置,其依據為《紙質檔案數字化規范》及《紙質檔案數字化工作指南》中的相關要求。

2.圖像存儲:通常存儲的格式為JPG,掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數,規范中規定為300dpi以上。

3.圖像處理:能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。

三、掃描加工后階段

一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等工作,每項工作依次銜接完成。

1.圖像檢查:檢查人員首先要掌握紙質檔案數字化加工的標準要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責,在可能的情況下實現100%的檢查,一旦發現問題,必須進行修改。

2.數據對接檢查:目前,利用數字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數據,因此目錄與圖像及數字化副本能否一一對應,也是檢查的重要內容,檢查率應為100%,如果發現問題,必須重新修改完善。

3.數據存儲:存儲的內容包括檔案圖像、目錄數據、相關說明文件等,其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數字檔案管理系統的設計模板來建立,而相關文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規劃方案、人員登記表、數字化加工檔案登記表、數量統計表、質量檢查表、編碼說明文件、數據描述等,建立起完整的項目檔案元數據。

4.數據移交:將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內容由檔案管理部門規定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續,此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行辦理交接手續,交接手續在雙方蓋章確認后,標明此次工作即圓滿完成。


文章參考搜狐網;原文:《如何做好“紙質檔案”數字化掃描工作?》題文已進行二次利用編輯修改。如有侵權請聯系,隨時進行刪除!原文鏈接如下:

https://www.sohu.com/a/390342353_777579


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