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當前位置:企業新聞
電子檔案管理“單套制”和“雙套制”的區別是什么?

1 電子檔案“單套制”概念

電子檔案“單套制”是指對于由電子設備生成的源生電子文件,在進行歸檔時只保存電子檔案,而不再生成和保存紙質檔案的歸檔制度?!皢翁字啤彪娮訖n案管理是我國一種新型的檔案管理模式,避免了現行“雙套制”管理模式的弊端。

電子檔案“單套制”是指只保存電子文件,紙質文件不再保存,隨辦隨歸檔。通過以下三個環節:提交歸檔-檔案室接收-檔案室長期保存,當中串入數字簽名。數字簽名是有效識別簽名者的唯一途徑,還能驗證文件傳輸過程中的安全性(是否修改等),如此一來,原始文件、簽名串和數字證書作為一個整體進行保存,隨時驗證簽名的合法性及有效性。

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2 “單套制”管理特征

“單套制”管理主要有以下幾個特征:

第一,數字軌,即檔案是具有單軌特征的數字形式。

第二,同步操作。“單套制”是將OA辦公流程與電子檔案歸檔同步,整個流程采取權限控制與數字防偽技術,將文件的管理過程嵌入電子生成整個過程中,實現隨辦隨歸。

第三,存儲空間大?!?/span>單套制”電子文檔在儲存方面并沒有占用很多物理空間。

第四,系統維護。電子記錄生成之后,整個管理流程重點是維護電子文件管理系統的穩定性,保證文件的安全。

3電子檔案"雙套制”概念

 

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"雙套制”的概念由來已久,到了電子文件管理時代,為彌補電子文件真實性、長久保存等缺陷,在文件歸檔環節別強調“雙套制”歸檔。

4“雙套制管理”特征

首先,紙質環境中的“雙套制”是基于檔案的安全和利用的方便,要求歸檔文件一套按規定移交進檔案館另一套由文件生成機構自己保存,即同樣載體、異地實行備份,再后來,"雙套制”歸檔是指保存一套紙質文件的同時,又以縮微膠片等形式予以保存另一套,即不同載體、本地或異地實行備份。

到了電子環境中,"雙套制”是專業針對歸檔保存狀態而言,亦稱為“雙套歸檔”。即對同一份文件,在歸檔保存其紙質版本的同時,又保存一份電子版本,使兩者共同處于存儲和可利用的狀態。

總之“單套制”與“雙套制”:“單套制”檔案歸檔后只有一種形式存在(“紙質OR電子”在這里給大家解釋一下這種“單套制”的模式,是相對于紙質+電子歸檔的一種新型模式。)單套制檔案管理模式,只能以規范的數字化信息進行傳遞。要實現這一傳遞方式的改變,需要從成文單位起草文件之時期,就進行規范化改革,實現文檔一體化管理。單套制檔案管理模式的運行,有利于提高檔案工作效率、降低檔案管理成本呢。

而“雙套制”同一份文件內容相同的兩種形式存在(“紙質AND電子”就是是指文件歸檔后紙質文件和電子文件共存的歸檔制度。雙套制檔案管理模式的實現,有兩種模式)。

一種是將具有重要作用和長遠查考價值的電子文件轉化為紙質文件,另一種是對利用率較高的紙質文件進行數字化。雙套歸檔的模式,可以使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。



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