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檔號的編制方法


我們常見的檔案有不同的分類和不同的整理方法,今天整理的文檔是關于檔號編制方法,同樣依據行業標準[DA/T13-2022]檔號編制規則,文件適用于檔案館(室)編制檔號!建議有需要的朋友可以先行收藏起來。

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檔案內容包括代碼、檔號、全宗號、類別號、檔案門類代碼、項目號、目錄號、案卷號、件號、頁號。檔案編制方法如下:

1全宗號的編制方法

一般采用 4 位代碼標識全宗號。其中第1位用大寫漢語拼音字母標識全宗屬性,后 3 位用阿拉伯數字標識順序號。

在同一個檔案館(室)內,全宗屬性代碼不應重復。

在同一個全宗屬性內按排列次序流水編制全宗順序號。不應有重號。

示例 1:某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第 13 號全宗,標識為“X013”

示例 2:某市檔案館蔽舊政權檔案第 4 號全宗,標識為”]004”

示例 3:某省檔案館蔽第 123 號全宗,標識為“R123”

示例 4:某省檔案館蔓已撤銷的某地行署 003 號全宗,標識為”D003”

2檔案門類代碼的編制方法

2.1 采用 2 位大寫漢語拼音字母標識檔案門類代碼。

示例:機關檔案門類代碼標識為,文書“WS"、科技“KJ"人事"RS"、會計“KU"、專業“ZY",照片"ZP"、錄音"LY”錄像“LX”、業務數據”SJ”、公務電子郵件“Y]”、網頁信息“WY”社交媒體"MT”、實物檔案“SW”

2.2 在同一個檔案館(室)內或一個全宗內,不應有重復的檔案門類代碼。

3 二級及三級類別號的編制方法

3.1 二級及三級類別號的設置應科學、簡潔。根據實際情況,可擴展至四級。

3.2 采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或二者的組合編制二級及三級類別號,不應有重號示例,行政許可檔案申登記注冊檔案申的注冊類檔案,標識為"XK·ZC·01”.

4項目號的編制方法

采用項目、課題、設備儀器等的代號或型號標識項目號。

5年度的編制方法

采用 4 位阿拉伯數宇標識文件(檔案)的形成年度。

6保管期限代碼的編制方法

采用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯數字的組合標識保管期限。以代碼"Y”標識永久:以代碼”D”十年限標識定期。

示例:保管期限為定期 30 年的標識為”D30”

7 機構/問題代碼的編制方法

采用大寫漢語拼音宇母、阿拉伯數宇或漢字標識機構/問題.

示例 1:采用漢字“辦公室”標識辦公室。

示例 2.果用代碼”003”標識黨務類

8 案卷號/組號/冊號的編制方法

8.1 采用阿拉伯數宇標識案卷號/組號/冊號。檔案館(室)應按照實際數量確定案卷號/組號/冊號的位數。

8.2 應在案卷號/組號/冊號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制案卷號/組號/冊號不應有重號。

9 件號的編制方法

9.1 采用阿拉伯數字標識件號。檔案館(室)應按照實際數量確定件號的位數,

9.2 應在件號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制件號,不應有重號。

10 頁號的編制方法

10.1 采用阿拉伯數字標識頁號。檔案館(室)應按照實際數量確定頁號的位數。

10.2 應從卷內首頁檔案開始按照排列次序流水編制頁號,不應有重號??瞻醉摬痪幹祈撎?。

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