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當前位置:企業新聞
電子檔案管理系之統整理要求

常說到紙質版的檔案的整理要求,你是否知道電子檔案管理系統也有一定的要求,依據GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統通用功能要求》,今天先介紹關于電子檔案的整理要求如下:

1.電子檔案組織

系統應具備電子檔案的聚合、分類與排序等功能,支持分類與排序的調整。如表給出具體要求。

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2.電子檔案編目

系統應具備電子檔案的著錄、標引等功能,形成電子檔案目錄,并與電子檔案相關聯。 具體要求如表。

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3.電子檔案格式轉換

系統應具備將電子檔案轉換為符合國家長期保存和利用要求格式的功能。 具體要求如表。

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4.電子檔案關聯

系統應具備維護電子檔案各組成部分及相關數據之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯功能。 具體要求如表。

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5.電子檔案入庫

系統應具備電子檔案入庫功能,并保存入庫處理過程記錄。具體要求如表。

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6. 備份與恢復

系統應具備對電子檔案及其目錄數據進行備份與恢復功能,設置備份與恢復策略,制作備份數據對備份數據和介質進行登記、檢測與管理,使用備份數據進行恢復處理,記錄備份恢復過程信息。

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 7.電子檔案監控

系統應具備對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能,對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統響應超時等情況發出警告,跟蹤和記錄警告事項處理過程。出具體要求如表。

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8.業務過程統計

系統應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計的功能。

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檔案管理系統的要求不只是有簡單的整理,同時還有總體系統功能方面要求、檔案接收、檔案保存、檔案利用、檔案統計、處置管理等也要一點的規范要求,如果對你有所幫助建議先行收藏。

 


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