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當前位置:企業新聞
轉載檔案局建設項目檔案館整理及電子歸檔要求

文章內容依據(DA/T 28-2018)建設項目檔案管理規范)書寫整理,內容規定了項目檔案整理和電子歸檔的注意事項。本標準適用于新建、改建、擴建和技術改造等建設項目的檔案管理,如果對你有所幫助建議收藏起來。

1.檔案整理

1.1 建設單位應結合有關規定、行業特點和項目實際來制定項目檔案分類方案。檔案分類方案應符合邏輯性、實用性可擴展性的原則并保持相對穩定。

1.2建設單位檔案機構依據項目檔案分類方案對全部項目檔案進行統一匯總整理和排列上架。記錄工程部位的音像檔案,宜先與該單位工程的紙質檔案統一編號,再與其他音像檔案集中存放保管。

1.3建設單位檔案機構應編制項目檔案案卷目錄,并參照 DA/T 12-2012 的規定建立項目檔案管理卷。

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2項目檔案的鑒定

2.1建設單位檔案機構應依據保管期限表對檔案進行價值鑒定確定其保管期限,同一卷內有不同保管期限的文件時,該卷保管期限應長期保管。

2.2 項目檔案保管期限分為永久和定期兩種,定期一般分為 30 年和10年。

3項目檔案的保管

3.1 建設單位和參建單位應為項目檔案的安全保管提供必要的設施設備,確保檔案安全。

3.2 建設單位檔案庫房應符合防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物(霉蟲、鼠)的要求。檔案管理機構應建立檔案庫房管理制度,加強日常庫房管理。

4 項目檔案的利用

4.1建設單位應建立檔案利用制度,對利用的范圍、對象、審批辦法等做出規定。

4.2利用檔案原件一般在閱覽室查閱,并反饋利用效果。

4.3 建設單位檔案管理機構應根據項目建設和運行管理的需要編制必要的編研材料,如專題文件匯編、項目大事記、常用圖集、專題研究等。

4.5建設單位檔案管理機構應對檔案接收、保管、利用等情況進行統計并建立統計臺賬,項目電子文件歸檔與電子檔案管理。

 5項目電子文件的歸檔

5.1 項目管理信息系統應具備電子文件管理及歸檔功能,并能夠對項目電子文件形成與流轉實施有效控制,保障其真實、完整和安全;能夠在形成、流轉過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設計、設備、材料、施工等變更相關的項目電子文件及其元數據。

5.2 建設單位應根據紙質文件歸檔范圍,結合項目實際情況,確定項目電子文件歸檔范圍。

5.3 項目電子文件形成部門負責電子文件的歸檔工作;檔案管理機構負責項目電子文件歸檔的指導、協調和電子檔案接收、保管、利用等工作。

5.4 項目電子文件在辦理完畢后,應按照歸檔要求實時收集完整;項目電子文件整理時,應當按照項目檔案分類方案并參照 規定分別組成多層級文件信息包,文件信息包應包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數據。

5.5 項目電子文件歸檔一般采用物理歸檔。紙質項目文件歸檔時可采取在線歸檔或離線歸檔的方式向檔案管理機構移交經過整理的項目電子文件,并在內容、格式、相關說明及描述上與紙質項目檔案保持一致,且二者應建立關聯。

5.6 項目電子文件應采用符合國家標準或能夠轉換成符合國家標準的文件格式,以便信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的文件格式應符合國家規定的電子檔案長期保存的格式要求。

5.7 項目電子文件完成整理后,由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測,包括內容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質或其他載體文件內容的一致性等。

5.8 項目電子文件信息包經過形成部門鑒定和檢測后,由相關責任人確認歸檔,賦予歸檔標識。歸檔標識中應含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。

5.9 采取離線方式歸檔時,應將帶有歸檔標識的電子文件貝至耐久性好的存儲介質上,存儲介質應設置成禁止寫人的狀態。存儲介質的選擇依次為光盤、帶、硬磁盤等。

5.10 存儲電子檔案的介質或裝具上應貼有標簽,標簽上應注明載體序號、類別號、案卷起止號、密級保管期限、存人日期等。存儲介質為光盤的,歸檔標簽應符合 DA/T38 的規定。

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5.11 項目電子文件歸檔時應由檔案管理機構進行檢驗,并填寫《電子文件歸檔登記表》(參見GB/T18894一2016),檢驗合格后,辦理交接手。

 

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5.12 圖像電子文件、視頻電子文件應主題突出、曝光準確、影像清晰。圖像電子文件分辨率應達到300 dpi以上,視頻電子文件宜采用 200 萬以上像素拍攝。

5.13對反映同一內容的數碼照片應選擇有代表性的輸出紙質照片。所選數碼照片應主題鮮明,影像清晰、完整。

 


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