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當前位置:企業新聞
數碼電子照片的歸檔要求

本標準依據DA/T 502014行業標準,規定了數碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求,本標準適用于機關、團體、企事業單位和其他社會組織數碼照片的收集、歸檔與管理工作。

圖片1.png

 1.歸檔范圍

1.1 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數碼照片。

1.1.1 本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數碼照片。

1.1.2本單位重點建設項目、重點科研項目的數碼照片。

1.1.3領導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的數碼照片1.1.4本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數碼照片。

1.1.5 本單位歷屆領導班子成員的數碼證件照片。

1.2 記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的數碼照片

1.3記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數碼照片

1.4其他具有保存價值的數碼照片。

2.保管期限

數碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期,其中定期分為 30 年和 10 年

3.歸檔時間

數碼照片在拍攝完成后,應及時整理和歸檔,最遲在第二年 6 月底前完成歸檔,

4.歸檔要求

4.1 歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件,不能對數碼照片的內容和EXIF 信息進行修改和處理。

4.2 對反映同一內容的若干張數碼照片,應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔,所選數碼照片應能反映該項活動的全貌,且主題鮮明,影像清晰、完整。反映同一場景的數碼照片一般只歸檔張。

4.3歸檔的數碼照片應為JPEG、TIFF 或 RAW 格式,推薦采用JPEG 格式。

4.4 歸檔的數碼照片應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素,概括揭示該張數碼照片所反映的主要內容。

4.5 數碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔,也可通過網絡進行在線歸檔。

4.6 歸檔時,應參照 GB/T 18894-2002 對數碼照片進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。

5.整理和著錄

5.1分類和排列

5.1.1 同一全宗內的數碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類5.1.2 同一照片組內的數碼照片檔案按形成時間排列。

5.2 命名

普期照代高作利保體制照代 年度,片組號跌5擴展各、有然命名

5.2.1 整理過程中,應對數碼照片文件進行重命名

5.2.2保管期限代碼:分別用“YJ”“30”“10”代表永久、30 年、10 年。年度:為 4 位阿拉伯數字。

照片組號:為 4 位阿拉伯數字,同一年度內的照片組從“0001”開始順序編號張號:為 4 位阿拉伯數字,同一照片組內的數碼照片從“0001”開始順序編號。示例:

2009 年某單位拍攝的一組 XX 工作會議的數碼照片為本年度第一組照片,保管期限為“永久”,存儲格式為JPEG,則該組第一張照片的文件名應為,YJ-2009-0001-0001.jpg

5.3著錄

數碼照片檔案的著錄項目見附錄 A,建立數碼照片檔案目錄數據庫時可參見附錄 B。

6.存儲和保管

6.1 存儲結構

數碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應在計算機硬盤非系統分區建立“數碼照片檔案”總文件夾,在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾,并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。

示例:

某單位的數碼照片檔案統一存放在檔案室計算機硬盤的非系統分區 D 盤根目錄下,2009 年該單位拍攝的一組 XX工作會議的數碼照片為 2009 年第一組照片,保管期限為“永久”,該組數碼照片應存放在以下路徑下:

D:數碼照片檔案VYN2009%0001V

6.2 存儲載體

6.2.1 數碼照片檔案應存儲在耐久性好的載體上,本標準推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數碼

照片檔案長期保存的存儲載體。6.2.2 數碼照片檔案應存儲為一式3 套,·套封存保管,一套供查閱利用,一·套異地保存。6.2.3 存儲數碼照片檔案的載體應有專門的裝具,且應在載體裝具上粘貼標簽,標簽上注明載體套別(封存保管、查閱利用、異地保存)、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存人日期等。

6.3 保管

在線存儲的數碼照片檔案的保管條件應符合 GB/T 2887一2011 的要求6.3,16.3.2 離線存儲在磁性載體上的數碼照片檔案的保管應符合 DA/T 15一1995 的要求。6.33離線存儲在光盤上的數碼照片檔案的保管應符合 DA/T 38 2008 的要求。

7.利用和鑒定銷毀

7.1 利用

數碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執行,利用時應確保數碼照片檔案的信息安全。

7.2鑒定銷毀

依據國家有關規定,對已到保管期限的數碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。


以上圖文來源于國家檔案局如有侵權請聯系隨時進行刪除,原文鏈接如下:fa9e9daf28b94a18883db0c4eb2870f8.pdf (saac.gov.cn)


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