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當前位置:企業新聞
科技檔案的整理步驟及要求

天和大家探討一下科技檔案整理步驟,依據《GB/T11822-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求》整理如下:

首先科技檔案的概念是國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的,對國家,社會、本單位和個人具有保存價值的,應當歸檔保存的科技文件,以下簡稱科技檔案。

科學技術文件材料包括

記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表.聲像等不同形式文件材料的總稱,以下簡稱科技文件。

科技檔案整理步驟

案卷組織  

1.組卷原則  

遵循科技文件材料的形成規律,保持案卷內科技文件材料的有機聯系和案卷的成套、系統,便于檔案的保管和利用?! ?/p>

2.組卷要求  

2·1案卷內科技文件材料要齊全、完整,簽章手續完備?! ?/p>

2·2案卷內科技文件材料的載體和書寫材料應符合檔案保護要求?! ?/p>

3.組卷方法  

3·1針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷?! ?/p>

3·2科研課題、產品、建設項目、設備儀器方面的科技文件,應按其項目、結構、階段或臺(套)等分別組卷?! ?/p>

3·3成冊、成套的科技文件宜保其原有形態?! ?/p>

3·4通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目,應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號?! ?/p>

3·5底圖以張或套為保管單位進行整理?! ?/p>

3·6產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中所形成的科技文件,宜采取插卷方式放入原案卷中;亦可單獨組卷排列在原案卷后面,并在原案卷的備考表中予以說明和標注?! ?/p>

3·7產品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列?! ?/p>

4.案卷和案卷內科技文件排列  

4·1科技文件宜按系統、成套性特點進行案卷或卷內文件排列。卷內文件排列一般文字材料在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后?! ?/p>

4·2案卷內管理性文件按問題結合時間(階段)或重要程度排列。一般應印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;復文在前,來文在后?! ?/p>

4·3科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列?! ?/p>

4·4產品類案卷宜按產品設計(含初步設計、基礎設計、技術設計)、工藝、工裝、制造、定型等工作程序,或按其產品系列、結構排列?! ?/p>

4·5建設項目類宜案卷按項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列?! ?/p>

4·6設備儀器類宜按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列?! ?/p>

5.案卷編目  

5·1卷內科技文件頁號編寫  

5.2案卷內科技文件以件為單位編寫頁號,以有效內容的頁面為一頁?! ?/p>

5.3已有頁號的文件可不再重新編寫頁號?! ?/p>

5.4卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號?! ?/p>

6.案卷封面編制  

6·1案卷封面應印制在卷盒正表面,亦可采用內封面形式(封面式樣見圖A.1。虛線內為提示項,下同)?! ?/p>

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6·2案卷題名,應簡明、準確地揭示卷內科技文件的內容,主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字(號)、結構、階段名稱、文件類型名稱等寫?! ?/p>

6·3立卷單位,應填寫負責組卷部門或單位?! ?/p>

6·4起止日期,應填寫案卷內科技文件形成的最早和最晚的時間—年、月、日(年度應填寫四位數字,下同)?! ?/p>

6·5保管期限,應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限?! ?/p>

6·6密級,應填寫卷內科技文件的最高密級?! ?/p>

6·7檔號,由全宗號、分類號(項目代號或目錄號)、案卷號組成?! ?/p>

全宗號:需向檔案館移交的檔案,其全宗號由負責接收的檔案館給定;  

分類號:應根據本單位分類方案設定的的類別號確定;  

項目代號:由所反映的的產品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定;  

目錄號:應填寫目錄編號;  

案卷號:應填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號?! ?/p>

7.案卷脊背的編制  

7.1案卷脊背印制在卷盒側面?!?/p>

7·2案卷題名,保管期限、檔號,填寫方法同6.2?! ?/p>

7·3案卷脊背項目可根據需要選擇填寫?! ?/p>

8.卷內目錄的編制  

8·1卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前?! ?/p>

8·2序號,應依次標注卷內科技文件排列順序?! ?/p>

8·3文件編號,應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等?! ?/p>

8·4責任者,應填寫文件的形成者或第一責任者?! ?/p>

8·5文件題名,應填寫科技文件全稱。文件沒有題名的,應由立卷人根據文件內容擬寫題名?! ?/p>

8·6日期,應填寫文件形成的時間—年、月、日?! ?/p>

8·7頁數,應填寫每件文件總頁數?! ?/p>

8·8備注,可根據實際填寫需注明的情況?! ?/p>

8·9檔號,填寫方法同6·7  

9.卷內備考表的編制  

9·1卷內備考表式樣見圖A.4?!?/p>

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9·2卷內備考表應標明案卷內全部文件總件數、總頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題?! ?/p>

9·3立卷人,應由立卷責任者簽名?! ?/p>

9·4立卷日期,應填寫完成立卷的時間?! ?/p>

9·5檢查人,應由案卷質量審核者簽名?! ?/p>

9.6檢查日期,應填寫案卷質量審核的時間?! ?/p>

9.7互見號,應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號。并注明其載體類型?! ?/p>

9·8檔號,填寫方法同6·7  

9·9卷內備考表,應排列在卷內全部文件之后,或直接印制在卷盒內底面?! ?/p>

10.案卷目錄編制  

10·1案卷目錄式樣見圖A.5?! ?/p>

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10·2序號,應填寫登錄案卷的流水順序號?! ?/p>

10·3檔號、案卷題名、保管期限,填寫方法同6.2?! ?/p>

10·4總頁數,應填寫案卷內全部文件的頁數之和?! ?/p>

10.5備注,可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息?! ?/p>

11.案卷的裝訂  

11.1案卷內文件可整卷裝訂和或以件為單位裝訂?! ?/p>

11.2以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章,式樣見圖A.7。檔號填寫方法同6·2·7,序號填寫方法同6·4  

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11.3案卷內超出卷盒幅面的科技文件應疊裝。圖紙折疊方法見GB/T 10609.3。破損的科技文件應修復?! ?/p>

12.卷盒、表格規格及其制成材料  

12.1卷盒式樣見圖A.6?!?/p>

 68.png

12·2卷盒規格和制成材料  

12.3卷盒的外表面規格為: 310mm ╳220mm,脊背厚度可根據需要設定?! ?/p>

12.4卷盒宜采用 220 g 以上的單層無酸牛皮紙雙裱壓制?! ?/p>

12.5表格規格和制成材料  

12.6案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表規格為: 297mm╳2l0mm?! ?/p>

12.7表格宜采用70g以上白色書寫紙制作?! ?/p>

12.8表格字跡應清晰端正?! ?/p>


以上內容就是全部的科技檔案整理步驟及詳細要求,如果對你有多幫助建議收藏起來,如需有問題也可以進行留言一起探討。原文鏈接如下:

https://openstd.samr.gov.cn/bzgk/gb/newGbInfo?hcno=9726848C34E7641BEB2BD7F3B1C65791 版權歸原作者所有,如有侵權請聯系隨時進行刪除!

 

 

 


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