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當前位置:企業新聞
最新《電子發票全流程電子化管理指南》之發票數字化檔案保管的通知

近年來,數字經濟高速發展,規模持續擴大,發票電子化改革不斷推進,電子發票在各行各業中得到廣泛應用,有利于簡化交易過程、節約人力物力,降低企業交易成本、減少紙質消耗,尤其是新冠肺炎疫情發生以后使用電子發票有助于減少交易過程中的人員接觸,為服務國家經濟發展起到了積極作用。

為進一步落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于進一步深化稅收征管改革的意見》,依據國家相關法律法規和標準規范,對電子發票開具、接收、報銷、入賬、歸檔相關管理要點進行梳理,編制形成本指南,供各單位在電子發票開具、報銷、入賬、歸檔管理過程中參考。

一、電子發票收集、整理、歸檔

1.1 增值稅電子發票在線收集、整理、歸檔

1.1.1 采用在線報銷入賬的電子發票在線收集整理歸檔

已建立電子會計檔案管理信息系統,并應用業務系統 (如報銷系統、開票系統)和會計核算系統的單位,電子發票參照《電子會計檔案管理規范》要求實行在線收集、整理、歸檔第一步,電子會計憑證收集。會計核算系統、業務系統匯總整理屬于歸檔范圍的電子會計憑證(如記賬憑證、含電子發票的原始憑證) 及其元數據,并通過歸檔接口傳輸至電子會計檔案管理信息系統。

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第二步,電子會計憑證整理。收集完成后,應及時對電子會計憑證進行分類、組件、組卷、編號等整理操作。

分類:推薦采用會計資料形式-會計年度-保管期限分類法,并劃定“門類號”為會計類(KU)、“形式”為憑證 (PZ)保管期限為 30年。

組件:按記賬憑證號進行組件,以電子記賬憑證為主件,電子記賬憑證、電子報賬單、電子發票、其他電子原始憑證等組成一件。件內按電子記賬憑證、電子報賬單、電子發票、其他電子原始憑證的順序排列。

組卷:按適當的時間周期對已組件的電子會計憑證進行組卷,卷內按記賬憑證號先后順序排列;案卷按卷號先后順序排列。實行憑證分類管理的單位,可按類型結合時間進行組卷一般同類型的電子會計憑證組成一卷。

編號:推薦采用全宗號-門類號 (KU)-形式(PZ)-年度-案卷號-件號(卷內序號)的結構編制檔號,案卷號和件號可由4 位阿拉伯數字標識,不足4位的,前面用0補足。

同一記賬憑證號的會計憑證存在不同記錄形式時,可按照記錄形式分別進行整理,并以元數據方式記錄其關聯關系。如記賬憑證為電子形式、原始憑證為紙質形式時,記賬憑證按電子形式整理,成為一件電子會計檔案;原始憑證以紙質形式整理,成為一件紙質會計檔案。同時,記賬憑證的元數據注明其關聯的原始憑證號,在原始憑證適當位置注明對應的記賬憑證號第三步,電子會計憑證歸檔。經整理的電子會計憑證在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管1年,再移交單位檔案管理機構保管。

臨時保管:單位會計管理機構應對進入臨時保管的電子會計憑證進行完整性檢測。

移交檢測:單位檔案管理機構應按照《文書類電子檔案檢測一般要求》 (DA/T 70)的有關要求,對單位會計管理機構移交的電子會計憑證檔案進行檢測,檢測合格后方可接收。

移交與接收:檢測合格后,單位檔案管理機構與會計管理機構應通過線上或線下及時辦理交接手續,雙方填寫《電子會計檔案移交與接收登記表》與《電子檔案離線存儲介質管理登記表》并簽字蓋章。

保管:電子會計憑證檔案應同時實施在線和離線存儲。在線存儲按電子會計檔案管理信息系統運行要求實施,離線存儲應使用具有較好耐久性的載體,包括硬磁盤、磁帶、固態硬盤(SSD)、DVD 光盤、藍光光盤、縮微膠片等。有條件的單位,可在此基礎上進行異地備份、

1.1.2 采用線下報銷入賬的電子發票在線收集整理歸檔

已建立電子會計檔案管理信息系統,但未應用業務系統或會計核算系統的單位,會計資料(如記賬憑證、原始憑證)為紙質憑證,無法與電子發票一起整理的,必須分別組成保管單位(組卷),應先進行紙質憑證的收集、整理、歸檔,然后將電子發票上傳掛接到電子會計檔案管理信息系統中相應的條目并在電子發票臺賬中注明“已歸檔”

1.2 增值稅電子發票線下收集、整理、歸檔

1.2.1 采用線下報銷入賬的電子發票線下收集整理歸檔

既沒有實施電子檔案管理信息系統,也未應用業務系統或會計核算系統,采用線下方式報銷入賬的單位,記賬憑證、原始憑證及電子發票的打印件等一般采用紙質方式收集、整理歸檔,電子發票應按以下方法進行收集、整理、歸檔。

第一步,建立文件夾。根據紙質載體會計憑證卷(冊) 情況,在磁盤、U 盤等存儲載體上建立相應文件夾。一般一個月為一卷(冊)建立一個文件夾,具體見附錄 C。

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第二步,拷貝電子發票。將電子發票按其關聯的記賬憑證所屬卷(冊)拷貝至相應文件夾

第三步,填寫相關信息。將相應紙質載體會計憑證的檔號、

保管期限等信息填入報銷入賬過程中形成的電子發票臺賬(見附錄A)中。

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第四步,編制說明文件。將電子發票的會計期問、數量移交人、其他需要說明的情況(如非通用格式文件說明)等編制成 TXT 文件。例如:2020 年1-12 月電子發票,共555件張三移交,并按照附錄 C 所示結構圖存儲于電子發票文件夾中。第五步,移交檔案。將電子會計檔案登記表及其紙質文件電子發票、說明文件和其他紙質檔案在規定時限內移交檔案人員第六步,檢測接收。檔案人員對接收到的電子發票進行檢測(參照附錄F),檢測合格后填寫電子發票歸檔登記表(見附錄 D)予以接收。

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第七步,備份。將檢測合格后的電子發票再制作至少 1 份磁盤、U 盤、光盤等,用作備份存儲。

11.2.2 采用在線報銷入賬的電子發票線下收集整理歸檔

沒有電子檔案管理信息系統但應用了業務系統或核算系統、采用線上報銷入賬的單位,可將電子發票與電子記賬憑證、原始憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計資料一并采用以下方法進行電子歸檔,所接收的部分紙質發票另行整理裝訂,但應注明其報銷單號和記賬憑證號。

第一步,建立文件夾。根據分類方案按附錄E 圖示的文件

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夾結構建立文件夾。

第二步,下載電子文件。從會計核算系統下載電子會計憑證、會計賬簿及財務會計報告等電子會計資料,存儲格式一般為符合國家標準要求的版式電子文件,也可同時存一份 XMI文件,采用“年度-會計資料類型代碼-月份-8 位順序號”方式進行命名,其中會計憑證的會計資料類型代碼可為 PZ,會計賬簿的會計資料類型代碼可為 ZB,財務會計報告的會計資料類型代碼可為 BG,其他會計資料的類型代碼可為 QT。將下載的電子會計資料存入相應文件夾。

第三步,“四性”檢測。對下載后的電子會計資料進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測,檢測方法參見附錄 F

第四步,電子會計資料組件。將同一憑證號的電子會計憑證拷貝至同一文件夾,并在文件夾內按記賬憑證、報銷單、發票、其他附件的順序排列,一個文件夾視為一件;電子會計賬簿按科目、會計周期,結合單個電子文件可存儲的數據量組件每個會計周期為一件;電子財務會計報告按會計周期組件,個會計周期為一件。

第五步,電子會計資料排列。根據分類方案和電子會計資料號順序以件為單位通過確定文件來名的方式依次排列電子會計資料,編制檔號,保管期限按照《會計檔案管理辦法》劃定。

第六步,編制目錄。參照附錄B 編制電子會計檔案目錄。

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第七步,編制說明文件。參照附錄 E圖示編制說明文件,內容包括電子會計檔案內容(會計期間+會計文件形式 )、電子會計檔案數量、移交人、其他需要說明的情況(如非通用格式文件說明)等。例如:2020 年1-12 月電子會計憑證,共555件,張三移交。

第八步,電子會計資料存儲。參照附錄E 圖示將電子會計資料、目錄(電子會計資料登記表) 及說明文件進行存儲

第九步,輸出移交。將目錄(電子會計資料登記表) 輸出紙質文件。把電子形式的會計資料、說明文件、目錄(電子會計資料登記表)連同紙質目錄、在規定時限內移交檔案人員。

第十步,接收檢測。檔案人員對接收到的電子會計資料進行“四性”檢測(參照附錄F)。檢測合格后填寫電子發票歸檔登記表(見附錄D),并予以接收。

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第十一步,備份。將檢測合格后的電子發票再制作至少 1份磁盤、U 盤、光盤等,用作備份存儲。

暫時無法采用上述方法歸檔的,也可以將電子發票和其他會計憑證一起輸出紙質形式后進行收集、整理、歸檔。其中電子發票還必須同時按照所示方法進行收集、整理、歸檔

11.3 全面數字化的電子發票收集、整理、歸檔。

全面數字化的電子發票的收集、整理、歸檔方式與增值稅電子發票一致。

二、電子發票檔案保管

2.1 增值稅電子發票檔案保管

a)電子發票實行在線歸檔管理的單位,應為電子發票檔案的安全存儲配置適當的在線存儲設備,檔案人員應按附錄F進行檢測,發現問題盡快采取措施解決。

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b)電子發票實行線下歸檔管理的單位,檔案人員應每兩年對離線存儲的電子發票檔案進行一次可用性檢測,方法見附錄F。發現存在讀取風險的應盡快采取措施解決。

2.2 全面數字化的電子發票檔案保管

全面數字化的電子發票的檔案管理方式與增值稅電子發票一致。


三、電子發票檔案利用、鑒定、處置

3.1 利用

3.1.1 在線利用

通過電子檔案管理信息系統歸檔電子發票的單位應按照職務、崗位等的需求賦予員工利用電子發票檔案的權限,并為員工在線查詢、利用電子發票檔案提供便利。

3.1.2人工利用

實行電子發票線下歸檔管理的單位應提供電子發票檔案的人工調閱查詢方式,設置查詢登記薄、審批單等表格。超權限利用時還應由利用員工填寫審批表,經有關負責人審批同意后方可利用。利用檔案時應在檔案部門或檔案人員的監控范圍內使用,確保利用過程中不損壞、更改、丟失電子發票檔案。用于保存和備份電子發票檔案的存儲介質不得外借。

3.1.3外部單位利用

單位保存的電子發票檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。借用單位應當妥善保管和利用借入的檔案,確保借入電子發票檔案的安全完整,并在規定時間內歸還。

3.2 鑒定

單位應定期對已到保管期限的電子發票檔案進行鑒定,形成鑒定意見書。

電子發票檔案鑒定工作應由單位檔案管理機構牽頭,組織單位的會計、信息技術、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

3.3 處置

3.3.1 重新劃定保管期限

經鑒定,仍需繼續保存的電子發票檔案,應重新劃定保管期限。

保管期滿但未結清債權債務或涉及其他未了事項的電子發票檔案不應銷毀,應單獨抽出立卷或轉存,直至未了事項完結為止。單獨抽出立卷或轉存的電子發票檔案,應在電子發票檔案鑒定意見書、電子發票檔案銷毀清冊和電子發票檔案保管清冊中列明。

3.3.2銷毀

經鑒定可以銷毀的電子發票檔案,一般按照《電子會計檔案管理規范》第 13 部分的要求與相關的會計檔案一起銷毀,也可以按以下程序單獨銷毀。

a)由單位檔案管理機構輸出電子發票檔案銷毀清冊,列明擬銷毀電子發票檔案的名稱、冊數、起止年度、檔號、應保管期限、已保管期限、應銷毀時間等內容。

b)單位負責人、檔案管理機構負責人、檔案管理機構經辦人在電子發票檔案銷毀清冊上簽署意見。

c)單位檔案管理機構負責組織電子發票檔案銷毀工作,并與發票管理機構共同派員監銷,銷毀完成后監銷人員在銷毀清單上簽字。電子發票檔案銷毀應通過物理刪除的方式進行,并進行不可恢復性驗證,銷毀清冊及記錄宜輸出紙質文件永久保存。

以上內容整理與由國家檔案局辦公室、財政部辦公廳、商務部辦公廳、國家稅務總局辦公廳關于印發《電子發票全流程電子化管理指南》通知里面的第11部分[電子發票收集、整理、歸檔]、12部分[電子發票檔案保管]、13部分[電子發票檔案利用、鑒定、處置]內容如需要了解全文可關注“明德數據”微信公眾號或“檔案局”官網查看!


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