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當前位置:企業新聞
紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架歸檔

1.修整 

1.1歸檔文件裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行修整。   

1.2歸檔文件已破損的,應按照DA/T 25-2000予以修復;字跡模糊或易退變的,應予復制。

1.3 歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。    

1.4 對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

2 裝訂

2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應維持不變。 

2.2 應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統一。

2.3 用于裝訂的材料,不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。    

2.4 永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數較少的,使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)或縫紉機軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要(如圖)

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2.5 永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。    

2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按2.4-2.5執行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式可以按照2.4執行,也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。   

 3 編頁

3.1 紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。   

3.2 頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。     

3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。    

4 裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。 

4.1 檔案盒 

4.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。 

4.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項(見附錄D 圖D2、圖D3)。

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其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。    

4.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。

4.2 備考表備考表置于盒內文件之后,項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(圖如下)。 

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a)盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。     

b)整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。   

 c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。    

d)檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。    

e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

5 排架    

5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。   

 5.2 歸檔文件按年度—機構(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架,便于實體管理。    

5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機構(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。 

6. 歸檔電子文件的整理要求   

6.1 歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目,應符合本《規則》“5 一般要求”的規定。

6.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求,參照《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執行。   

6.3 歸檔電子文件整理,應使用符合《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894等標準的應用系統。 

以上內容就是紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架歸檔的詳細標。

以上內容收集于《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2015),如果對你有所幫助建議你收藏起來。


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