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當前位置:企業新聞
質檔案數字化規范之數字化處理步驟

之前篇章里提到的紙質檔案數字化規范大多都是簡單的概括,實質的內容卻不詳細,今天重新依據檔案行業標準檔案行業標準DA/T 31-2017(代替 DA/T 31-2005)梳理一份詳細的內容說一下紙質檔案數字化處理的標準。

檔案數字化的基本環節主要包括:數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等7個步驟。 

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首先說下前期檔案出庫,紙質檔案在數字化過程中,前期檔案出庫是非常有必要做好每一步記錄,檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前 期準備工作 ,并提交檔案出庫申請 ,經相關責任人批準后 ,嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦 理出庫相關手續 ,并與數字化部門共同清點無誤后 ,對檔案進行交接出庫。

紙質檔案數字化過程中 ,應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案 ,并對 紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理 ,認真做好檢查、清點、登記等工作 ,確保紙質檔案的安全。

一、數字化前處理

1.1確定掃描頁

1.1.1原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描 ,不宜進行挑掃 。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

1.2.編制頁號

1.2.1應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

1.2.2重新編制頁號時 ,應在統一位置書寫頁號 ,且不壓蓋檔案內容。

1.2.3應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

1.3目錄數據準備

1.3.1按照目錄數據庫建立時制定的數據規則 ,對照檔案原件內容 ,規范檔案中的目錄內容。

對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。

1.4.拆除裝訂

1.4.1應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂 。如需拆除裝訂物 ,應注意保護檔案不受損害 ,并 對排列順序不準確的檔案進行重排 。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案 ,在拆除裝訂物時應采用拍 照等方式記錄檔案原貌 ,以便于恢復。

1.5技術修復

1.5.1破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案 ,應先由專業技術人員進行技術修復。

1.5.2折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。

二、目錄數據庫建立

2.1 應制定目錄數據庫數據規則 ,包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等 。   目錄數據庫數據規 則的制定應符合 DA/T 18對檔案著錄的要求 。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴 格遵守。

2.2 數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式 ,以便于數據交換。

2.3 數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系 ,有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。

2.4 將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄人數據庫,形成準確、完 整的目錄數據。

2.5 可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式 ,對目錄數據的質量進行檢查 ,包括著錄項目 的 完整性、著錄內容的規范性和準確性等 。發現不合格的數據應及時進行修改。

 三、檔案掃描

3.1 基本要求

檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇 相應的掃描設備 ,進行相關參數的設置和調整 。參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、 不失真 ,圖像效果最接近檔案原貌。

3.2 掃描設備

3.2.1 掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護 ,盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行 數字化。

3.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描 ,也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理 。分幅掃描時 ,相鄰圖像之間應留有足夠的重疊 ,并且采用標板等 方式明確說明分幅方法;若后期采用軟件自動拼接的方式 ,重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸 的 1/3。

3.2.3 對于極其珍貴且尺寸不規則的檔案 ,為方便直觀顯示原件大小 ,可采用標板、標尺等方式標識原 件大小等信息。

3.2.4 應遵循相關設備的使用規律進行定期維護、保養。

3.3 掃描色彩模式

3.3.1 為最大限度保留檔案原件信息 ,便于多種方式的利用 ,宜全部采用彩色模式進行掃描。

3.3.2 頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案 ,應采用彩色模式進行掃描。

3.3.3 頁面為黑白兩色 ,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案 ,也可采用黑白二值模式進行掃描。

3.3.4 頁面為黑白兩色 ,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案 ,也可采用灰度模式掃描。

3.4 掃描分辨率

3.4.1 掃描分辨率的選擇 ,應保證掃描后圖像清晰、完整 ,并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。

3.4.2 掃描分辨率應不小 于 200 dpi。  如文字偏小、密集、清 晰度較差 時 ,建議 掃 描分辨率不小 于 300dpi。

3.4.3 如有計算機輸出縮微攝影(COM)、仿真復制、印刷出版等其他用途時 ,可根據需要調整掃描分 辨率 。需要進行 COM輸出的檔案 ,掃描分辨率建議不小于 300dpi;需要進行高精度仿真復制的檔案 , 掃描分辨率建議不小于 600dpi;需要進行印刷出版的檔案 ,可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度 要求等選擇合適的分辨率。

3.5 存儲格式

3.5.1 紙質檔案數字圖像長期保存格式為 TIFF、JPEG或 JPEG2000等通用格式 ,圖像壓縮率的選擇 可根據實際應用的需求而定。

3.5.2 紙質檔案數字圖像利用時 ,也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考 慮 ,將圖像轉換為 OFD、PDF等其他格式。

3.5.3 同一批檔案應采用相同的存儲格式。

3.6 圖像命名

3.6.1 應以檔號為基礎對數字圖像命名 。  圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性。

3.6.2 建議將數字圖像存儲為單頁文件 ,并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

3.6.3 數字圖像確需存儲為多頁文件時 ,可采用該檔案的檔號對圖像命名。

3.6.4 應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑 ,確保數據掛接的準確性。

四、 圖像處理

4.1 圖像拼接

對分幅掃描形成的多幅數字圖像 ,應進行拼接處理 ,合并為一個完整的圖像 ,以保證紙質檔案數字 圖像的整體性 。拼接時應確保拼接處平滑地融合 ,拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。

4.2 旋轉及糾偏

對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原 。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理 ,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。

4.3 裁邊

如需對數字圖像進行裁邊處理 ,應在距頁邊最外延至少 2mm~3mm處裁剪圖像。

4.4 去污

4.4.1如需對數字圖像進行去污處理,以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質,應遵循展現檔案原貌的原則,處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。

4.5 圖像質量檢查

4.5.1數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時應重新掃描。對于漏掃、重掃、多掃等情況應及時改正。

4.5.2數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時應及時進行調整。

4.5.3對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查發現不符合圖像質量要求時應重新進行圖像處理。

五、數據掛接

5.1 應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接 ,以實現目錄數據與數字圖像的關聯。

5.2逐條對掛接結果進行檢查,包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與 實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等,發現錯誤及時進行糾正。

六、數字化成果驗收與移交

6.1 驗收方式

6.1.1 建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質檔案數字化成果進行驗收。

6.1.2 應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數字化成果進行驗收檢驗。

6.2驗收內容

6.2.1 紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

6.2.2 應對目錄數據進行驗收,主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度以及必填項是否 填寫等。

6.2.3 應對元數據進行驗收,主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。

6.2.4 應對數字圖像進行驗收主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列 順序的準確性、圖像質量等。

6.2.5 應對數據掛接進行驗收主要包括目錄數據和與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。

6.2.6 應對工作文件進行驗收主要包括工作文件的完整性、規范性等。

6.2.7 應對存儲載體進行驗收主要包括載體的可用性、有無病毒等。

6.3 驗收指標

能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗,檢驗合格率應為100%,對于無法用計算機自動檢驗的項目可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%, 對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性 抽檢合格率應為 100% ,其他內容的抽檢合格率應不低于5%。

6.4 驗收結論

6.4.1 每批紙質檔案數字化成果質量檢驗達到 12.2和 12.3的要求予以驗收“通過"。 驗收未通過應視情況進行返工或修改后重新進行驗收。

6.4.2 驗收完成后應經驗收組成員簽字?!膀炇铡蓖ㄟ^"的結論,應經相關領導審核、簽字后方有效。

6.5 移交

驗收合格的數據應按照紙質檔案數字化工作方案及 時移交并履行交接手續移交

七、檔案歸還入庫

7.1 檔案裝訂

紙質檔案數字化工作完成后 ,拆除過裝訂物的檔案如需裝訂,應注意保持檔案原貌,做到安全、準 確、無遺漏。

7.2 檔案歸還入庫

按照檔案人庫相關要求對紙質檔案進行處理和清點,并履行檔案人庫手續。

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