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文書檔案如何整理編頁或者件號

頁號或件號是指在立卷中,用數字固定卷內丈件排列順序的流水代碼。它是擋號的一個重要組成部分。經國家技術監督局批準的《文書檔案案卷格式》中規定:“裝訂的案卷要填寫總頁數,不裝訂的案卷要填寫總件數。

圖片3.png

文書檔案整理流程

1.   原件一般一式一份,特別重要可保存多份原件

2.   草稿一般不用保存,有重要領導批示的草稿可保存

3.   按照文號順序依次疊放

4.   每份文件原文在前,附件在后,發文處理單在最后面

編頁說明:

1、每一份文件單獨編頁碼,從數字1開始編號

2、有內容的頁面編頁碼,空白頁不編頁碼

3、單面打印紙張在右上角編頁碼,雙面打印紙張在正面右上角和背面左上角編頁碼

哪些文件材料該編件號

一般來說,機關、單位所形成的大多數文件材料都適宜編頁號,不宜編件號,只有少部份文件材料如:會議記錄薄、領導人工作筆記本、財務賬本、上級機關編寫的業務參考資料匯編、單獨的圖紙、照片或零散文件等不裝訂的案卷可編件號。如果經過裝訂也要編頁號。一)

  件號,是歸檔文件的排列順序號,包括室編件號和館編件號兩種。

  1.室編件號:在同一年度,同一保管期限,同一問題內,按照歸檔文件排列的先后順序,從“1”開始編制件號。件號為三位數,如033。

  2.館編件號:可以不填。

圖片4.png

最后就是蓋歸檔章,一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置加蓋紅色歸檔章 。如此位置有領導批示或收發章等,可加蓋在首頁上端其它空白處,不要壓字跡。   

 

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