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當前位置:企業新聞
滿滿干貨丨紙質文件歸檔一定要按照標準進行,千萬別裝錯盒!

我們都知道檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。對于紙質檔案歸檔也是有一定的規范標準。依據DA/T 22—2015《歸檔文件整理規則》檔案盒裝規范如下:

6.4 裝盒 

將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保

管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1 檔案盒

6.4.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據需要設置為 20 mm、30mm、40mm、50mm 等(見附錄 D 圖 D1)。

圖片3.png

 


6.4.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項(見附錄 D 圖 D2、圖 D3)。其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

4.png

 

6.4.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。

6.4.2 備考表

備考表置于盒內文件之后,項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期

(見附錄 E)。

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a)盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b)整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。

d)檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5 排架

6.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。

6.5.2 歸檔文件按年度—機構(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架,便于實體管理。

6.5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機構(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。


拓展小知識

檔案的類別

主要有以下八大類:文書檔案盒,科技檔案盒,人事檔案盒,會計檔案盒,照片檔案盒,光盤檔案盒,實物檔案盒。卷皮也屬于檔案盒一類。


規格

檔案盒一般規格大小為31*22cm(封面)但是由于檔案盒的脊背不同,一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等,(特殊規格的也可訂做)單位名稱以及LOGO都需要特殊設計和制作。


圖片2.png

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