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檔案數字化介紹及作用

檔案數字化是什么?

檔案信息通常存儲在檔案中的紙質文件中。搜索和檢索非常耗時和繁瑣。存儲文件的空間大,維護不方便。備份文件需要大量的人力和物力資源,手動處理更不可靠。因此,傳統的檔案管理向數字化管理的轉變是符合互聯網趨勢和時代發展要求的趨勢。

檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式。它將各種載體的檔案資源轉化為數字檔案信息,以數字形式存儲,以網絡形式相互連接,利用計算機系統進行管理,形成結構有序的檔案信息數據庫,實現資源共享。

檔案數字化的作用:

1.代替原件使用,有效延長原件的保存時間。

2.數字數字化副本。對于長期或保存的重要文件,多份數字化副本的備份應通過數據備份的方法進行保存。

3.恢復文件材料的模糊和褪色的字跡。對于字跡擴散或褪色的文件,可以通過計算機掃描等處理技術恢復模糊和褪色的字跡。

4.提高辦公效率,數字化檔案管理使數據能夠及時歸檔,并盡快提供使用,從而提高辦公效率。

5.提高經濟效益,數字化管理檔案將傳統的紙質文件信息對象轉化為機器閱讀文件,不僅節省了存儲成本,節省了占用空間,而且方便快捷,避免了重復印刷材料造成的紙張和人員浪費。

實現檔案數字化,為檔案內部管理和客戶服務提供高效的綜合服務。



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