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當前位置:企業新聞
干貨分享:檔案數字化優勢


與傳統的檔案管理相比,檔案數字化具有不可替代的優勢:

一是提高經濟效益。

在過去,一直采用廣泛的模式,即增加辦公人員,辦公成本作為解決這一問題的一種方法,導致管理成本顯著增加。此外,數字管理文件將傳統的紙質信息對象轉化為機器閱讀文件,不僅節省了存儲成本,節省了占用空間,而且更方便查閱,避免了重復印刷材料造成的紙張和人員浪費。

二是提高辦公效率。

數字文件管理,使信息能夠及時歸檔,并盡快提供和使用。例如,組織部門、任命干部、晉升干部,都需要詳細、準確的檔案信息。檔案數字化管理可以提供詳細、及時的數據信息,為領導決策提供服務。與此同時,數字文件管理使查詢數據非常簡單,因此辦公室人員可以在不離開家的情況下了解世界上的重大事件。由于信息的超空間流動,數字文件實際上已經成為“無壁界檔案”,檔案基本由文件實體管理轉變為信息控制中心,使用方便。

三是加強對檔案原稿的保護。

實現紙質文件電子化后,檔案的使用更加安全,實現了電子化。特別是對于歷史悠久的檔案材料,數字化處理無疑是更好的保護。此外,經過數字處理后,可以避免篡改一些文件。


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