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當前位置:企業新聞
GB/T 39784- -2021電子檔案管理系統通用功能要求


本文件規定了電子藥案管理系統功能的總體要求,以及電了檔案的接收、重理、保存、利用、要定、統計、審計跟蹤和系統管理等關鍵業務環節和系統管理的道用性功能要求,包括電于檔案管理系統應具各的必選功能和可啟功能但不對實現系統功能的平臺和具體技術應用做出規定。

本文件適用于國家各慢各類檔案館進行電工藥案管理系統的設計、開發、實施、使用和檢測。阿家機關、全事業單位及其他社會組織的電f檔案管理系統建設可參照本文件執行。

2規范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規點性引用面構成本文件必不可少的條次。其中,注日期的引用文件:僅該日期對應的版本造用于本文件:不注口期的引用文件,其最新版本(包括所有的你改單)適用于本文件。

GI/T 29194 2012 電子文件管理系統通用功能費求

GB/T33190 2016 電「文件存儲與文換格式版式文檔

DA/T46 2009 文書類電了文件元數據方案

DMA/T542014黑片類電 子藥案元數配方案

DA/T63 2017錄音錄像類電了朽案無數據方案

DA/T70 2018文書類屯子檔案檢測一般費求

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件,

3.1電子檔案electronic archive

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件及其相關信息的集合。[來源:DA/T582014, 2.2,有修改]

3.2電子檔案元數據metadata of electronic archive

描述電子檔案內容信息結構信息和背景信息及其管理過程的數據。

3.3開放版式文檔格式open fixed layout document

OFD

獨立于軟件、硬件、操作系統、輸出設備的版式文檔格式。[來源:GB/T 331902016.3.21

3.4電子檔案數字對象digital object of eleetronic archive

以符合國家或行業標準的計算機文件格式存儲電子檔案的內容、結構和相關信息的數字實體。

GB/T 39784- 2021

注:電子檔案數字對象通常以開放版式文檔格式(OFD)、TIFF等格式進行存儲。

3.5檔案數字復制件digitized copy of archives

對傳統載體檔案進行數字化加工后形成的,能夠呈現檔案內容、結構和形式的數字實體。注1:檔案數字復制件可以與電子檔案實現融合管理。

注2:為簡化本文件文本描述,下文中所述電子檔案般包括了檔案數字復制件。

3.6電子檔案管理系統electronic archive management system

實現對電子檔案進行接收,管理、保存和利用的計算機管理信息系統。

4總體功能要求

4.1系統結構開放性

電子檔案管理系結的系給結構應且各開放性、可實現與其他系統功能的集成,數據交換與共享。表1給出具體要求。

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4.2功能擴展性

系統功能應具備可擴展性,滿足當前及可預見時間內的業務需求,可方便地進行功能擴展。表2給出具體要求。

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4.3配置靈活性

系統配置應具備靈活性,支持電子檔案管理的業務模式、工作流程和數據結構等的靈話定義與部署。表3給出具體要

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4.4安全可靠性

系統運行應安全可靠,宜根據需要采取定的技術方法 ,防止非授權訪問,保存電子檔案管理關業務過程記錄,保障電子檔案安全。表4給出具體要求。

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4.5 電子檔案分庫管理

應根據電子檔案接收、管理、保存和利用等業務活動要求及其所依賴的不同網絡環境,分別建立月子檔案庫。表5給出具體要求。

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4.6多類電子檔案管理

系統應能夠管理符合國家、行業標準規定的多種門類、多種格式的電子檔案。表6給出具體要求。

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4.7實體檔案輔助管理

系統應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。表7給出具體要求。

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5電子檔案接收

5.1檔案 接收處理

系統應具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,并保存過程信息。表8給出具體要求。

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5.2 檔案接收檢查

系統應具備對擬接收電子檔案的數量質量和規范性等進行檢查的功能.對不合格的進行標注。表9給出具體要求。

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5.3 電子檔案登記

系統應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能,支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證,賦予電子檔案唯一標識。 表10給出具體要求。

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5.4 檔案征集管理

系統應具備對征集檔案進行管理的功能。表11給出具體要求。

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6電子檔案整理

6.1 電子檔案組織

系統應具備電子檔案的聚合、分類與排序等功能,支持分類與排序的調整。表12給出具體要求。

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6.2電子檔案編目

系統應具備電子檔案的著錄、標引等功能.形成電子檔案目錄.并與電子檔案相關聯。表13給出具體要求。

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6.3電子檔案格式轉換

系統應具備將電子檔案轉換為符合國家長期保存和利用要求格式的功能。表14給出具體要求。

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6.4電子檔案關聯

 系統應具備維護電子檔案各組成部分及相關數據之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯功能。表

 15給出具體要求。

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6.5電子檔案入庫

系統應具備電子檔案人庫功能,并保存人庫處理過程記錄。表16給出具體要求。

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7電子檔案保存

7.1備份與恢復

系統應具備對電子檔案及其目錄數據進行備份與恢復功能,設置備份與恢復策略,制作備份數據.對備份數據和介質進行登記、檢測與管理,使用備份數據進行恢復處理,記錄備份恢復過程信息。表17給出具體要求。

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7.2電子檔案 監控

系統應具備對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能,對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統響應超時等情況發出警告,跟蹤和記錄警告事項處理過程。表18給出具體要求。

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7.3業務過程統計

 系統應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程T作情況

 進行統計的功能。表19給出具體要求

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7.4電子檔案保存檢查

系統應具備在電子檔案長期保存過程中對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性等進行庫內質量巡檢的功能。表20給出具體要求。

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7.5 電子檔案保護

系統應具備電子檔案保護功能.保障電子檔案不被非投權訪問、修改或刪除。完整準確記錄長期保存過程中相關變動信息。表21給出具體要求。

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8電子檔案利用

8.1檢索利用

系統應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索、全文檢索和遞進檢索等功能.支持跨全宗跨門類檢索,檢索結果能夠進行局部瀏覽和選擇性輸出。表22給出具體要求。

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8.2電子借閱

系統應具備電子檔案在線借閱服務功能,支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理,并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。表23給出具體要求。

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8.3 檔案編研

系統應具備輔助檔案編研功能,包括但不限于選題檔案查找、檔案篩選、文獻加工、輔文撰寫、審核與校對,以及編研成果發布與管理。表24給出具體要求。

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8.4 檔案編研

系統應具備輔助檔案編研功能,包括但不限于選題檔案查找、檔案篩選、文獻加工、輔文撰寫、審核與校對,以及編研成果發布與管理。表25給出具體要求。

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9電子檔案處置

9.1 鑒定與處置功能配置

系統應具備按照電子檔案的處置規則,建立和配置鑒定與處置條件策略和流程,支持價值鑒定.開放鑒定等自動提醒功能。表26給出具體要求。

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9.2 鑒定與處置操作

系統應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持價值鑒定、開放鑒定業務的操作。表27給出具體要求。

表27鑒定與外罟操作I功能要求。

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9.3銷毀檔案管理

系統應具備電子檔案銷毀管理功能,留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。表28給出具體要求。

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10 統計管理

10.1 電子檔案統計

系統應具備對電子檔案數量與存儲容量的統計功能.可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。表29給出具體要求

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10.2 常用統計報表

系統應內置常用電子檔案工作統計報表模板,并能夠按照輸人條件生成統計結果。表30給出具體要求。

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10.3 報表生成工具

系統應提供報表制作工具.支持用戶自定義統計報表。表31給出具體要求。

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11 系統管理

11.1 電子檔案數據庫的定義與配置

系統應提供電子檔案數據庫及其存儲結構、功能模塊、工作流程等的定義與配置功能。表32給出具體要求。

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11.2電子檔案分類體 系的定義與維護

系統應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能,支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導人與導出等處理:系統應內置常用的文書、科技聲像等檔案門類的分類方案;系統應支持對會計、業務類等專門檔案分類體系的設置。表33給出具體要求。

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11.3 電子檔案元數據的管理與維護

系統應具備電子檔案元數據和目錄數據的定義與維護功能.內置常見種類電子檔案的元數據方案。表34給出具體要求。

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11.4 系統用戶管理

系統應具備對系統管理員,網絡管理員,安全管理員、檔案管理員和檔案利用者等用戶進行管理功能。表35給出具體要求。

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11.5日志管理與審計跟蹤

系統應具備對電子檔案數據庫操作日志及其分類管理功能,記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。系統應具備對電子檔案關鍵業務過程、檔案管理操作行為和系統非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能。表36給出具體要求。

 

 

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[1] GB/T 18894- -2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

[2] GB/T 23286.1- 2009 文獻管理長期保存的電子文檔文件格式 第1部分:PDFI.4(PDF/A-1)的使用

[3] GB/T 26162.1-2010 信息與文獻 文件管理 第1部分:通則(1SO 15489 1 :2001.IDT)

[4] GB/T 26163. 1- 2010信息與文獻文件管理過程 文件元數據 第 1部分,原則(ISO 23081-1:2006,1DT)

[5] GB/T 27703--2011信息與文獻用 書館和檔案館的文獻保存要求

[6] GB/T 31021.2--2014電子文件系統測試規范 第2 部分:歸檔管理系統功能符合性洲試細則

[7] GB/T31913--2015 文 書類電子文件形成辦理系統酒用功能要求

[8] GB/T 33476.1--2016黨 政機關電子公文格式規范第1部分:公文結構

[9] GB/T 33476.2--2016黨 政機關電子公文格式規范第2部分:顯現

[10] GB/T 33476.3-2016黨政機關電子公文格式規范 第 3部分:實施招南

[11] GB/T 33477--2016黨政機關電子公 文標識規范

[12] GB/T 33478--2016黨收機關電 子公文應用接口規范

[13] GB/T 33479--2016黨政機關電子公文交換接口規范

[14] GB/T 33480-2016黨政機關電子公文 元數據規范

[15] (GIV/T 33481--2016黨政 機關電子印章應用規范

[16] (GB/T 3482--2016 黨政機關電子公文系統建設規范

[17] DA/T1--2000 檔案工作基本術語

[18] DA/T 13--1994 檔號編制規則

[19] DA/T 18-1999 檔案著錄規則

[20] DA/T22 -2015 歸檔文件整理規則

[21] DA/T31-2017 紙質檔案數字化規范

[22] DA/T47- 200 版式電子文件長期保存格式需求

[23] DAVT48 20009 基于XMI.的電子文件封裝規范

[24] DA/T58 -2014 電子檔案管理基本術語

[25] 1251 DA/T77 -2019紙質檔案數字女制件光學字著識別(CR)工作規范

[26]電子檔案管理系統基本功能規定(檔辦發[2017]23號)

[27]信息安全等級保護管理辦法(公通720743號)

文章來源國家檔案局官網,版權歸原作者所有;如有侵權請聯系及時進行刪除!點個關注不迷路!帶你了解更多“檔案小知識、檔案管理系統”“檔案數字點個關注不迷路!帶你了解更多“檔案小知識、檔案管理系統”“檔案數字化”,檔案管理專業相關政策信息!

 


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