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當前位置:企業新聞
G/BT11821-2002照片檔案管理規范


1范圍

本標準規定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。

本標準適用于各級各類檔案室檔案館的照片檔案管理。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準.然而鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。

GB/T 7156文獻保密 等級代碼

GB/T 15418 檔案分類標引規則

DA/T 18 檔案著錄規則

DA/T 19檔案主題標引規則

JGJ 25 檔案館建筑設計規范

中華人民共和國檔案法實施辦法

國家檔案局關F機關檔案保管期限的規定國檔發[1987]27 號

中華人民共和國保守國家秘密法

中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法

3術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1照片檔案photographic archives

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

3.2芯頁photo holder

用以固定照片或底片,并標注說明的中性偏堿性紙質載體,是照片冊、底片冊的組成單元。4照片檔案的收集

4.1收集范圍

4.1.1記錄本單位主要職能活動和重要1作成果的照片。

4.1.1.1領導人和著名人物參加與木單位、木地區有關的重大公務活動的照片。

4.1.1.2本單位組織或谷加的重要外事活動的照片J

4.1.1.3記錄本單位、木地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片。4.1.2記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點1.程、名勝古跡、白然風光以及民間風俗和著名人物的照片。

4.1.3其他具有保存 價值的照片。

4.2收集要求

4.2.1對屬于收集與歸檔范圍的照片,應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔,集中竹理,任何單位或個人不得據為已有。

4.2.2 對存有真偽疑義的照片應采取必要措施進行鑒定。

4.2.3 對反映同一內容的若F張照片,應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。

4.2.4 底片照片、說明應齊全。

4.2.5底片與照片影像應一致 .

4.2.6對無底片的照片應制作翻拍底片;對無照片的底片應制作照片。

4.2.7 照片檔案的移交和征集應符合有關標準的要求。

4.3收集時間

4.3.1對具有歸檔價值的照片.其攝影者或承辦單位應及時整理,向檔案室歸檔, 般不應跨年度。4.3.2依 照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定.照片檔案隨立檔單位其他我體形態的檔案起向有關檔案館移交。在特殊情況下.經同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。

4.3.3檔案館應按收集范圍隨時征集零散的對國家和社會其在保存價值的照片

5.2.1保管期限

保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限,分為永久、長期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照(國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》執行。

5.2.2 密級

密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法)《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、GB/T 7156及有關規定執行。

5.3底片的整理

5.3. 1底片的編號

底片號是固定和反映底片在全宗內排列順序的組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼.張號組成。其格式如下:

全宗號保管期限代碼  張號

全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。

保管期限代碼:分別用“1.2,3"或“Y.C、D”對應代表水久、長期、短期。

張號:在某-全宗某 一-保管期限內底片的排列從"1"開始的順序編號。

5.32底片號的登錄

5.3.2 1宣使用鐵筆將施片號根措 則寫在膠片乳利面片邊處(時寫不下時,前段可不寫,不利影響間面,也可采用其他方式將底片號附著在膠片乳河面片邊處,不得門染膠片。

5322底片號在錄題序應與照片號在錄期序保持 致,

5.3.3底片袋的標注

底片放入底片袋內保管,張一袋。應在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片,應在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底開.應在底片袋的左上方標明“K”字樣。

5.3.4底片的入冊

5.3.4.1底片冊一般由297 mmX210 mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

5.3.4.2應按底片 號順序將底片袋依次插入底片冊。

5.3.4.3芯 頁的插袋 上應標明相同的底片號。

5.3.5大幅底片的放置

對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片,應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后,放人專用的檔案袋或檔案盒中,按底片號順序排列。

5.3.6冊內備考表

5.3.6.1冊內備考表項目包括:本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。冊內備考表應放在冊內最后位置。冊內備考表見附錄A.

5.3.6.2木 冊情況說明:填寫冊內底片缺損、補充、移出、銷毀等情況。對底片冊立冊以后發生或發現的問題,應由有關的檔案管理人員填寫說明,并答名、標注時間。

5.3.7底片冊的封面

底片冊的封面應印制“底片冊”字樣

5.3. 8底片 冊的冊脊

底片冊冊存的項目包括:全宗號保管期限、起止張號、冊號。底片冊冊脊見附錄B.

5.3.9底片冊的排列

底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列,上架保存。

5.4照片的整理

5.4.1照片的分類

5.4.2照片的排列

應在分類方案的最低級類目內,按問題結合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用,照片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。

5.4.3 照片的編號

照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的- 組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號或全宗號、保管期限代碼張號組成。照片號有兩種格式:

格式一:全宗號保管期限代碼 冊號張號

格式二:全宗號保管期限代碼 張號

若采用格式二,可選用照片、底片分別編號法或合一編號法(影像相符的照片、底片編號相同)。選用合一編號法宜以照片、底片齊全為基礎。

全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。

保管期限代碼:分別用“1.2.3"或"Y、C、D"對應代表永久、長期、短期。

冊號:在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從“1"開始的順序編號。

張號:格式一中的張號是指照片在冊內的排列從“1"開始的順序編號。格式二中的張號是指在某全宗某一保管期限內照片的排列從“1"開始的順序編號。

5.4.4照片的入冊

5.441照片冊般由297 mmX210 mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30員左右為宜,有活頁式和定頁式兩種。芯頁格式參考小例參見附錄C。

5.44.2應按照分類、排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上.組成照片冊

54.5大幅照片的放置

對于照片冊放置不下的大幅照片,可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中,按照片號順序排列。如豎

直放置,應首先將照片固定在專用的紙板上,再放入袋、盒中:如水平放置,照片的堆放高度不宜超過5 cm.以整直放置為宜。

5.4.6單張照片說明的填寫

5.4.6.1說明的格式

說明應采用橫寫格式,分段書寫。其格式如下:

題名:

照片號:

底片號:

參見號:

時間:

攝影者:

文字說明:

5. 4.6.2 說明的內容

5. 4.6.2.1 題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容,人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。5.4.6.2.2 照片號按5.4.3.

5.4.6.2.3底片號按5.3.1.

若采用照片、底片合編號法,可不填寫底片號。

5 4.6.2.4 參見號是指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。其格式如下:

(相關檔案種類)用檔號

注:據號內為選擇性若錄內容。

承例1:文書檔案01132 18

示例2:科技檔案G121

照片檔案由檔案宣移交至檔案館后,應對其參見號進行核對,對與實配不符的應及時間整,

5.4.62.5 照片的拍攝時間用:位阿拉伯數字表小,第1-14位表示午,第5-6位表示月,第7-8位表示日,

小樹,1953年3月211寫作19530302.

54.6.2.6 攝影者般填寫個人,必要時可加寫單位。

54.62.7文字說明應綜合運用事由 .時間,地點、人物、背景極影者等必求,概話指示照片形像所反映的全部信息:或僅對題名未及內容作出補充。其他出發說明的事項小可在此大述例組照片時屬權不屬于本單位的,應注明照片版權,來源等。

5.4.6.2.8密級應按GB/T7156所規定的字符在照片周圍選.固定空白處標明,使用印章亦可。5.4.6.3說明的位置。

單張照片的說明,可根據照片固定的位置,在照片的右側、左側或正下方書寫。

5.4.6.4大幅照片的說明。

對大幅照片的說明可另紙書寫,與照片一同保存。組聯系密切的照片中的大幅照片,應隨該組照片.同在冊內編號,填寫單張照片說明,并注明其存放地址。

5.4.7 組合照片說明的填寫。

5.4.7.1 一組(若干張)聯系密切的照片按順序排列后,可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片,其單張照片說明可以從簡。

5.4.7.2組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項。

5.4.7.3 應在組合照片說明中指出所含照片的起止張號和數量。

5.4.7.4 同組中的每張照片 均應在單張照片說明的左上角或右 上角標出組聯符號。組聯符號按組依次采用“”、“②”.-...-同組中的照片其組聯符號相同。如冊內只有組照片和其他散片時,組

聯符號采用“①”。組聯符號不宜越冊。

5.4.7.5整理照片時因保管 期限或密級的不同,有些同組的照片可能會被分散到不同的照片冊內,應在組合照片說明中指出這此密切相關照片的保管期限、冊號和組號。

示例:相關照片長期一4一⑥

上例中保管期限亦可采用“2”或“C"表示。

5.4.7.6組合照片說明可放在本組第一 張照片的 上方,也可放在本冊所有照片之前。

5.4.8冊內備考表

按5.3.6。

5.4.9照片冊的封面

照片冊的封面應印制“照片冊”字樣。小

5.4.10照片冊的冊脊

照片冊冊脊的項目包括:全宗號、保管期限、冊號、起止張號。

照片冊冊脊的格式:照片號為格式一的照片冊冊脊見附錄B中的照片冊冊脊(一);照片號為格式的照片冊冊脊見附錄 B中的照片冊冊脊(二)。

5.4.11 照片冊的排列

照片冊按照全宗號、保管期限冊號的順序排列,上架保存。

5.5 照片檔案目錄的編制

5.5.1目錄的著錄

5.5.1.1 著錄項目

照片檔案目錄的著承項目包括:照片號底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內張數、分類號、項目號、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限,類型規格、檔案館代號、文字說明等。

5.5.1.2條目的著錄單位

以照片的自然張或若干張(一組)為單位營 承成為照片檔案目錄的條日。

5.5 1.3 組合照片的著錄

5.5.1.3.1以一組照片為單位著錄時,題名應根據題名擬寫愛求,簡明概括準編反映組照片的 基本內容。

5.5.1.3.2以組照片為單位著錄時 ,照片號、底片號、頁號均應著錄起止號;時間應著錄起止時間;參見號、攝影者可以著錄多個。

5.5.1.4 大幅照片的標注

對于大幅照片、底片,應在備注欄內注明“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著錄時,還應在備注欄內注明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。

5.5.1.5著錄與標引的要求

照片檔案著錄與標引的方法和要求,應按照DA/T 18、GB/T 15418.DA/T 19執行。

5.5.2 目錄的編制

5.5.2.1目錄種類

照片檔案目錄種類包括冊內目錄、基本目錄.分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

5.5.2.2基本目錄

照片檔案基本目錄的必備項目是:照片號題名時間.報影者底片號備建??删蹞枰黾禹椖??;灸夸浀臈l目應按照片號排序。照片檔案基本目錄參考小例參見附錄D.

5.5.2.3冊內目錄

承內照片日來為選擇性目來。其組成項目是,照片號題名時間、黃號、能片號、備注,冊內目米的條日應按照片號排序。冊內目錄位r冊內最演面。冊內膽片日來參若小側參見附來區5

6.照片檔案的保管

6.1包裝物與裝具

6.1.1底片袋

底片袋應使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏賊性紙制材料制作,其pHI值應在7.2~9.5之間,a纖維素含量應高于87%。

底片袋應使用中性膠粘劑,接縫應在袋邊。

6.1.2底片冊、照片冊

底片冊照片冊所用封面.封底、芯頁均應采用中性偏堿性紙質材料制作.其pII1值應在7.2~9.5之間,化學性能穩定,且不易產生碎屑或脫落的纖維。

6. 1.3 貯存柜架

底片照片應在能美閉的裝具中保存,如存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。

貯存柜架應采用不可燃、耐腐蝕的材料,避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕,還可能揮發出某些有害氣體,促使底片照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應穩定耐用,且對貯存的底片、照片無有害影響。

對貯存柜架進行排列時,應保證空氣能在其內部循環流通。

6.2 溫度、濕度要求

6.2.1 推薦的存貯最高溫度和相對濕度見表1.

6.2.2 底片、照片應恒溫、但濕保存。長期更存環境,24小時內溫度的周期變化不應大于士2C.相對溫度變化不應夫于+5%。中期存環境,21小時內溫度的周期變化不應大于士5C、相對濕度變化不應大于士10%。

6.2.3所推薦的溫度、濕度條件,應在各單獨的貯存器共內或整個貯存室內加以保證,

6.2.4底片、圖廳史存的溫溫度與提供利用房間的溫、濕度名存在較大啟期,應設發沖間,在共提供利用前應在緩沖間過渡兒小時。

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6.3空氣調節和凈化要求

6.3.1空氣調節要求

6.3.1.1為保證貯存庫的溫、濕度條件,應配備獨立的空氣調節系統。

GB/T 11821-2002

6.3. 1.2 貯存庫的氣壓應保持正壓狀態,以防止外界空氣滲入。

6.3.1.3 去濕應選用恒濕控制的白動制冷型除濕機,加濕應選用可控式加濕機,不應使用水盆或飽和化學溶液,以免導致濕度過高。

6.3.2 空氣凈化要求

6.3.2.1 進入貯存室或貯"存柜的空氣應百先經過機械過濾器過濾,以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應。過濾器宜采用干介質型,應不可燃,其捕捉率不應低于85%.

6.3.2.2 應側湖洗滌或吸收等空氣凈化裝置.去除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過氧化物、臭氧、酸性霧氣、氨和氧化氮等氣體雜質。

6.3.2.3 油漆的揮發氣體是一種氧化污染源,應控制使用。若貯存環境新刷油渠,應在千個月后投入使用。對其他存有污染源的新貯存環境,亦應擱置段時期后再投 人使用。

6.3.2.4硝酸片基膠片會釋放出有害氣體,因此,不應與其他膠片同處存放,也不應與其他膠片使用同通風系統。

6.4庫房有關要求

庫房條件和防火、防水、防湖防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防店、防盜等要求,應符合JGJ 25的規定。

6.5 保管要求和措施

6.5.1貯存庫房應保持整齊、清潔.應有嚴格的使用和存放規則.

6.5.2 照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片,底片應進行必要的技術處理,防止受污染的照片、底片入庫。

6.5.3 按觸底片的人員應藏潔凈的棉質海手份,輕拿底片的邊緣,

6.5.4 底片冊、照片冊應立放,不應堆積平放,以免堆在下血的底片、照片受壓后造成粘連

6.5.5 珍貴的、重要的使用頻率高的底片應進行拷貝,異地保存??截惼峁├?,以便更好地保存母片。

6.5.6 每隔兩年應對底片、照片進行-次抽樣檢查,不超過五年進行 一次全面檢查。若溫、濕度出現嚴重波動,應縮短檢查的間隔期。檢查中應密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等),亦應注意包裝材料的變質問題.并做好檢查記錄。若發現問題,應查明原因,及時采取補教措施。

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文章來源國家檔案局官網,版權歸原作者所有;如有侵權請聯系及時進行刪除!點個關注不迷路!帶你了解更多“檔案小知識、檔案管理系統”“檔案數字點個關注不迷路!帶你了解更多“檔案小知識、檔案管理系統”“檔案數字化”,檔案管理專業相關政策信息!

 


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