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當前位置:企業新聞
(GB/T39362-2020)黨政機關電子公文歸檔規范


國家標準化管理委員會在2020年第26號公告中批準《黨政機關電子公文歸檔規范》(以下簡稱《規范》)將于2021年6月1日正式實施。

《規范》根據保留形成原貌、保持有機聯系、保證長期可用的原則,對黨政機關電子公文的歸檔流程、元數據要求、歸檔數據組織和歸檔格式等提出了要求,對電子公文的收集、整理、移交、接收以及電子公文歸檔系統功能要求、歸檔接口要求等作出了規定,為黨政機關規范開展電子公文歸檔提供了依據,為其他機關和企業事業單位電子文件的歸檔提供了參考。

該標準的發布填補了我國在電子公文歸檔國家標準領域的空白,完善了黨政機關電子公文系列標準體系。該標準的施行是我國黨政機關電子公文管理規范化進程中的重要事件,對有效打通黨政機關電子公文形成、辦理、歸檔、保存全流程電子化的“最后一公里”,實現電子公文僅以電子形式歸檔和保存將起到重要的推動作用。

以下內容為《黨政機關電子公文歸檔規范》(GB/T39362-2020)全文,小編通過網絡整理,僅供大家參考,有任何問題敬請留言。

1 范圍

本標準規定了黨政機關電子公文歸檔的總則、歸檔流程、歸檔元數據、歸檔數據組織和歸檔格式要求。

本標準適用于各級黨政機關電子公文系統產生的電子公文的歸檔和處理。其他機關和企業事業單位的電子公文的歸檔和處理可參照執行。

2 規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T 18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

DA/T 22—2015 歸檔文件整理規則

DA/T 70—2018 文書類電子檔案檢測一般要求

機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定(國家檔案局令第 8 號)

3 術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1 電子公文 eletronic official document

以數字形式存儲于磁盤、光盤等媒體,依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的公文。[GB/T 33476.1—2016,定義 3.1]

3.2 電子檔案 electronic record

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子公文及相關信息。

注∶改寫 DA/T 58—2014,定義 2.2。

3.3 歸檔 archiving

將具有保存價值且辦理完畢的電子公文及相關信息經收集、整理并向檔案部門移交的過程。

3.4 元數據 metadata

描述電子公文或電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。

注∶改寫 GB/T 18894—2016,定義 3.3。

3.5 數字對象 digital object

通過計算機呈現的對象,比如由特定的系統或軟件應用程序生成的文件。

注∶改寫 GB/T 34840.2—2017,定義 3.11。

3.6 內容數據 content data

電子公文或電子檔案中包含的數字對象。

注∶改寫ISO14721:2012,定義1.7.2。

3.7 數據組織 data organization

按照一定的規則和方式對數據進行歸并、存儲、處理的過程。

3.8 開放式版式文檔 open fixedlayout document

獨立于軟件,硬件、操作系統、輸出設備的版式文檔格式。[GB/T 33190—2016,定義3.2]

3.9 信息包 information package

由內容數據和相關保存描述信息構成的信息整體。

注:改寫DA/T 58—2014,定義 2.8。

3.10 歸檔信息包 archiving submission information package

電子公文形成或辦理部門在歸檔時按照要求對電子公文及相關信息進行組織并向檔案部門提交的信息包。

3.11 封裝 encapsulation

將電子公文或電子檔案及其元數據作為一個整體按指定結構打包的過程。

注:改寫DA/T 58—2014,定義 3.12。

3.12 數字對象標識 electronic file identifier

一份電子檔案中每個文件的編號。

4 縮略語

下列縮略語適用于本文件。

OCR:光學字符識別(Optical Character Recognition)

OFD∶開放式版式文檔(Open Fixedlayout Document)

XMI∶可擴展標記語言(Extensible Markup Ianguage)

5 總則

5.1 開展電子公文歸檔工作應遵循保留形成原貌、保持有機聯系、保證長期可用的原則。

5.2 電子公文歸檔過程中發生責權交接、數據格式轉變等重大變化時應形成并留存其變化記錄。

5.3 電子公文歸檔時應要求歸檔信息包中不包含非開放的壓縮、加密、簽名、印章、時間戳等技術措施,以減少技術依賴性。

5.4 電子公文收集、整理,移交工作應由電子公文形成或辦理部門完成,檔案部門負責檔案接收并對整個歸檔過程予以必要的業務指導。

5.5 電子公文擬制或辦理時應確定是否需要歸檔,歸檔工作宜采用隨辦隨歸方式,向檔案部門移交時間最遲不超過電子公文整理完成后的次年6月。

5.6 黨政機關依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求制定電子公文歸檔范圍和保管期限表。

5.7 應設計電子公文歸檔系統滿足電子公文歸檔過程的管理要求,功能要求見附錄A,其他未盡描述可參考GB/T29194-2012。應設計電子公文系統、電子檔案管理系統的歸檔接口,實現系統對接,接口要求見附錄B。

6 電子公文歸檔流程

6.1 總體流程

電子公文歸檔過程從電子公文形成或辦理部門產生電子公文開始到檔案部門接收歸檔信息包結束。整個過程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收4個環節,共12個步驟,即捕獲、錄入,轉換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、提交、接收檢測、接收登記、接收確認。

6.2 文件收集

按照電子公文歸檔范圍的要求,完成電子公文及其元數據的收集,收集宜采用自動捕獲方式,在無法自動捕獲的情況下也可手工錄入。文件收集的步驟如下∶

a)捕獲∶在電子公文形成和辦理過程中應隨時捕獲擬歸檔電子公文;電子公文元數據應與電子公文內容數據一起捕獲;捕獲的電子公文及元數據應齊全、完整,保持電子公文之間的有機聯系;電子公文內容數據應與其形成時保持一致。

b)錄入∶對于部分未進入電子公文系統進行流轉的文件,可通過文件掃描并著錄元數據、電子公文上傳掛接,脫機數據包導入等方式完成電子公文的收集。電子公文元數據著錄應滿足第7章的要求。

c)轉換∶電子公文捕獲或錄入后,對于不符合歸檔格式要求(見第9章)的電子公文應進行格式轉換,以滿足歸檔電子公文保存和利用的需求。

6.3 文件整理

按照 DA/T 22—2015及文件整理相關規定對電子公文開展整理工作。文件整理的步驟如下∶

a)組件∶電子公文一般以件為單位進行整理,件內文件的構成以及件內文件排序應符合 DA/T22—2015 的要求;

b)編號∶對完成組件的電子公文,按照DA/T22—2015的要求進行分類和排序,并編制檔號;

c)封裝∶將完成組件和編號的擬歸檔電子公文及其元數據封裝成歸檔信息包(見第8章)。

6.4 文件移交

電子公文整理完成之后,由電子公文形成或辦理部門向檔案部門移交,并按照 GB/T 18894-2016的要求辦理相關手續。文件移交的步驟如下:

a)移交檢測∶電子公文提交歸檔前,電子公文形成或辦理部門應按照DA/T 70—2018的要求以及檔案部門的接收要求,對電子公文的真實性,完整性,可用性和安全性等方面進行檢測,檢測合格后方可提交歸檔;

b)移交登記∶電子公文提交歸檔過程中,電子公文形成或辦理部門應清點、核實電子公文的文種、成文日期、保管期限、件數、大小等信息,確認無誤后登記《電子文件歸檔登記表》,《電子文件歸檔登記表》見GB/T 18894—2016的表 A.1;

c)提交∶電子公文形成或辦理部門應將歸檔信息包連同《電子文件歸檔登記表》一起向檔案部門提交歸檔。

6.5 檔案接收

檔案部門接收電子公文形成或辦理部門提交歸檔的電子公文,并辦理相關接收手續。檔案接收的具體步驟如下∶

a)接收檢測∶檔案部門接收歸檔電子公文之前應按照 DA/T70—2018的要求以及其他相關要求,對歸檔信息包的真實性、完整性、可用性和安全性等方面進行檢測,對于不符合要求的歸檔信息包予以退回;

b)接收登記∶檔案部門接收歸檔電子公文時,應清點、核實電子公文的文種,成文日期、保管期限、件數、大小等信息,確認無誤后登記《電子文件歸檔登記表》;

c) 接收確認∶檔案部門接收符合要求的歸檔信息包并確認,完成電子公文歸檔流程。

7 電子公文歸檔元數據要求

7.1 概述

本章規定了描述電子檔案的最基本的元數據集合,即元數據基本集。實際工作中可根據具體情況參照 DA/T 46—2009 及相關規范擴充元數據集合。

7.2 元數據基本集

電子檔案元數據基本集中的元素及其結構描述見表1。

 圖片1.png

圖片2.png

電子檔案元數據基本集的元素表見附錄C。

電子檔案元數據基本集與GB/T33480-2016、DA/T46-2009的對應關系參見附錄D。

8 電子公文歸檔數據組織

8.1 歸檔信息包結構

歸檔信息包中一般包含同一批次歸檔的多份歸檔電子公文,電子公文應以 DA/T 22—2015規定的分類方式為依據進行組織。以采用年度一保管期限一機構(問題)三級分類方式為例,歸檔信息包結構示例見圖 1。

 圖片3.png

 

8.2 說明文件

說明文件以XML文件方式存放信息包的元數據信息,包括信息包標識,信息包類型、創建者、創建時間、創建環境、存儲位置、信息包說明等。

示例∶說明文件的 Schema 定義如下:

 圖片4.png

8.3 電子檔案文件夾

電子檔案文件夾一般以檔號命名(例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”)。文件夾中存放電子檔案內容數據及其元數據,具體要求如下∶

a)電子檔案內容數據按照“檔號”+“-”+“××”(××指兩位件內順序號)的方式命名,例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”,包括OFD格式的內容數據以及其他附屬文件∶

1)OFD文件∶內容數據的主體部分,包括文件處理單和公文主體(包含正本,定稿及歷次修改稿),可轉換成多個OFD文件或合并成一個OFD文件;

2)其他附屬文件∶部分無法轉換成OFD格式的文件(比如圖形文件、音視頻文件,其他特殊格式文件等)可根據第9章要求按照一定順序置于電子檔案文件夾中。

b)電子檔案元數據信息應以 XML 文件方式存放,存在多個OFD文件時,元數據文件獨立存在并按照一定順序置于電子檔案文件夾中;存在單個OFD文件時,可將元數據文件嵌入到OFD文件中(呈現方式參見附錄 E)。

示例∶電子檔案元數據的 Schema 定義如下∶

 圖片5.png

圖片6.png

 

9 電子公文歸檔格式要求

根據構成文件內容的數字對象類型的不同可將電子公文分成文件處理單、公文主體,其他附屬文件三個部分,電子公文各組成部分的歸檔格式應符合表2的規定。

 圖片7.png

 

文章來源國家檔案局官網,版權歸原作者所有;如有侵權請聯系及時進行刪除!點個關注不迷路!帶你了解更多“檔案小知識、檔案管理系統”“檔案數字點個關注不迷路!帶你了解更多“檔案小知識、檔案管理系統”“檔案數字化”,檔案管理專業相關政策信息!

 

 


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