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當前位置:企業新聞
檔案管理系統,如何一鍵實現自動化辦公?

一、檔案管理系統如何實現自動化辦公?

檔案管理系統需要先進行檔案數字化,就是將紙質的檔案轉換成電子信息存儲在服務器中。檔案在完成數字化之后,信息可上傳至系統服務器中,在檔案查詢時,系統會從服務器中直接調取檔案信息,從而實現自動化辦公

二、檔案管理系統有哪些功能?

系統采用模塊化設計,不同模塊的聯動而實現對檔案信息的綜合管理,從而使得無人化辦公成為了可能,那系統中都有哪些模塊,他們的功能又是什么呢?

(1)檔案案卷管理

主要負責完成整個文件的管理,包括文件的轉入、轉出、分享、查閱、借閱等功能。文件轉入是接受外來部門轉入的檔案資料。

各接收單位的管檔人員收到文件后,要對照《轉遞登記表》進行核對,審核通過后,在《轉遞登記表》回執上簽名蓋章,返回《回執單》,將文件按程序入庫存放。

(2)檔案材料管理

系統能完成檔案目錄的編輯、資料的輸入、輸出,以及紙質資料的數字化等操作。文件資料的收集、鑒定、歸檔、整理是檔案管理工作中的一項重要內容。

(3)檔案審核

系統可以實現檔案的審核功能,包括人員的調動、升遷等,用軟件來實現管理,省去了很多原本復雜的工作,簡化了流程。

(4)閱檔系統

通過在線審查許可證文件查閱申請,在線實現文件查閱功能以系統專用資源網為網絡基礎,在系統內部實現當地和遠程查閱文件、文件查閱功能。

系統在進行安全方面考慮,可以根據日期、時間、長期有效等多種方式,完成文件許可的文件查閱過程進行詳細的日志記錄,信息采用加密方式,使系統運行更加安全。

(5)備份系統

為了保證系統數據的安全,提供了定時備份和手動備份功能。備份內容包括文件管理數據和數字素材數據。

系統備份由文件管理器執行,可以隨時手動備份。備份數據可以通過移動硬盤、光盤等。

 

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