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檔案卷和件的區別


檔案卷和件的區別是件是案卷的組成部分。案卷由互有聯系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位,也是全宗內檔案系統排列、編目和統計的基本單位。件是檔案管理中基本的單位,多件可以放在一個案卷里。

檔案里的卷稱作案卷,案卷是由互有聯系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位,也是全宗內檔案系統排列、編目和統計的基本單位。案卷是根據文件的來源、時間、內容和外形上的異同點和聯系組成的,包括案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件、卷內備考表等幾部分。

案卷封面項目包括:全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷內文件起止日期、保管期限、件(頁)數、歸檔號、檔號。有些國家對案卷的規格有統一的規定。

卷內文件目錄是案卷內登錄文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格,通常排列在卷內文件之前。卷內文件目錄項目包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。

卷內備考表是案卷內文件狀況的記錄,通常排列在卷內文件之后。主要項目有:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。


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