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當前位置:企業新聞
檔案收集歸檔注意哪些事項


收集的文件是否是生效文件

也就是這份文件是否辦理完畢,是否已完成公文處理的每一個程序。
常見無效文件類型:文件沒有蓋章(主要是一些合同、工作總結以及單位內部的規章條例等);歸檔文件不是原件,是復印件; 文件沒有文號; 底稿上領導沒有簽發等等。

文件是否收集齊全完整

包括機關內部所有機構的文件種類、類型是否齊全完整,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齊全完整。

容易疏漏的文件有:1、代上級機關草擬并被采用的文件的草稿和印本。2、黨、團員花名冊;干部、職工花名冊;知識分子花名冊;公務員考核備案花名冊。3、立檔單位辦理的干部、職工、公務員的轉移工資,行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。4、立檔單位干部職工的確定(晉升)工資審批表。

收集的文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求

1、不能用鉛筆、圓珠筆、紅藍墨水等字跡不耐存放的書法材料寫稿件和批示文件。

2、不能用復寫紙擬稿。

3、不能將傳真紙件存檔,若必須存檔,則以復印件替代。

4、不能將色帶打印紙件存檔,若必須存檔,則以復印件替代。


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