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當前位置:企業新聞
看似不起眼的檔案管理軟件對于企業來說有哪些作用

看似不起眼的檔案管理軟件對于企業來說有哪些作用

(一)提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明,逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式,不用像以前過多編輯檔案的條目及內容,完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息,可直接在系統中進行更改,省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節,節省了時間和資源。

如發現漏輸的檔案信息,可直接插入補充,簡單易行,省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤,使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據,直接進行關鍵字等方式搜索,一搜即可,不再需要查找翻閱等,極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式,兼容于大多數電腦系統,方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面,可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門,節省了人力和時間。

(二)能夠更好地開發檔案內容信息

檔案管理系統軟件,可以在對檔案的基礎信息編輯之后,添加此檔案的掃描電子圖片,這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片,方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯,這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找,使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解,使檔案內容發揮更大的作用。

同時,檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能,方便快捷,此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

(三)更好地實現檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼,極容易造成泄密,而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作,可以設置人員的查閱權限等,這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時,系統可自行記錄,形成查詢日志,對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計,以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖,即使別人打開了檔案管理人員的電腦,也無法打開檔案管理系統軟件。

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