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檔案掃描規范操作流程與標準

檔案掃描規范操作流程與標準

前期的文件掃描準備工作完成后,就可以開始操作,具體的操作程序和標準要明確。

作業流程與標準統一了掃描作業各環節的操作方法,以方便掃描人員在具體操作時能有條不紊地進行,以防無效作業發生,造成人力物力資源的浪費。

1、要把掃描工作的每一個環節都弄清楚,避免在出現問題時相互扯皮,以及責任不清造成管理混亂等等。

2、規范掃描作業的操作流程,保證各環節工作之間的有效聯系;例如,掃描人員從倉庫取文件要執行嚴格的借閱程序,掃描數據的掃描程序等。

3、掃描數據質量標準的統一,如掃描數據信息的存儲格式、分辨率等對圖像質量參數的要求。與此同時,應該提高。

4、強化掃描人員對工作流程和標準的培訓和溝通,確保其熟練的操作流程,熟悉相關標準要求。

檔案掃描工作的前期處理

文件歸檔一般采用“三點一線”的方式,縫好后放入案卷箱。為了提高掃描文件的速度和保證掃描質量,通常是把文件拆開,這樣就可以在高速掃描時就可以被掃描了。

剪裁時,要注意防止刀片劃傷等其它因素引起的損傷。要保證速度,要保證掃描速度,一般是一卷一卷地拆開一卷,這樣就不會因分開而產生混亂或丟失;也可以由兩個人組成一個小組,分工合作,一個負責拆卷。

與此同時,在前期的處理過程中,也要對檔案整理的規范性進行檢查,如:文件名對應目錄、檔號填準、件內頁數標注正確等等,這些錯誤現象在工作中非常普遍。



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