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檔案數字化加工流程及意義

檔案數字化加工流程及意義

文檔數字化是指通過計算機技術把模擬的信號轉化為數字信號。紙卷紙的數字化是指使用掃描儀或數碼相機等數字設備將紙張文件數字化,使之成為載體,如磁帶、磁盤、光碟等,既可通過計算機識別,又可通過計算機識別。文檔數字化的基本原則是使文件信息資源準確、方便、快捷地提供和利用,實現文件信息資源的公開共享,滿足了社會和業界對文件利用的需要。

一、檔案數字化加工基本原則。

1、確定數字目標。

對需要數字化的對象,要按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質文件才能數字化處理。

2、符合法律和法規。

紙面檔案數字化要符合開放檔案法規或行業的有關規定。

3、價值觀原則。

檔案屬檔案,長期保存,社會利用價值高的檔案,可納入數字化處理。

二、數字處理程序。

紙文件數字化加工基本的環節是:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、影像檢查、檔案裝訂、資料建庫、資料掛接、資料接收、資料備份、成果管理等。

三、確立數字化目標。

旨在實現檔案館(室)現有檔案的全數字化處理,建立健全檔案目錄數據庫。提供了文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)。通過數據接口與政府辦公系統相連,利用先進的數字化檔案管理系統,有效地管理和使用,實現資源共享。

四、數字的重要性。

1、提高工作效率,減少檔案使用費用。

數字處理項目完成后,公眾(公共檔案)和各單位各級領導可立即通過數字化檔案管理系統查詢(件)使用電子文檔數據的原始數據;解決了傳統檔案采用多個歸檔實體的做法,造成大量時間浪費和重復勞動現象,提高工作效率,降低文件信息利用成本。

2、確保庫存單據的實體安全性大化。

因為傳統的歸檔方法一直采用紙面歸檔和目錄管理,不但占用大量的庫存空間,而且利用倉庫來管理,管理成本高,文件易損壞,如黃紙、粘稠、易碎等。對文件進行分級管理,無法從根本上解決原始文件的易損性。采用權限控制,實現檔案數字化管理,直接在線查詢打印,減少對庫存檔案的讀取和復制,降低庫存檔案的老化速度,對庫存檔案進行保存和保護,從而解決檔案借借與存檔的矛盾。

3、提高政務陽光形象。

實施檔案數字化、電子管理是各級檔案管理部門貫徹科學發展觀、推進檔案管理信息化、現代化的具體措施;這是實際工作的需要,也是亮點。那是一件利國利民的事。完成數字工程后,既可實現檔案管理與利用現代化,提高 檔案利用率,又能有效地發揮檔案功能,大大提升單位形象,符合政府及事業單位的各項工作科學發展。


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