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檔案數字化加工的標準是什么?

檔案數字化加工的標準是什么?

檔案數字化是指利用專業的掃描儀將紙質檔案轉換為可儲存在計算機上或刻成光盤的方式,便于存取。檔案數字化加工的步驟包括:整理校對、掃描、校對、裝訂、編目數據錄入、修改、掛接。

1、由于數字化以前的檔案需要拆卷掃描,現在的無觸點式掃描器省去了拆裝環節,可以直接掃描,更方便。如檔案和書本掃描儀都是不拆卷掃描的,掃描速度只需快速,大大提高了工作效率。

在掃描之前,整理需要掃描的文件。裝修中要注意以下環節:

歸檔過程中,經常發現文件損壞,如何區分文本與復本。為了方便掃描,需要安裝嚴重損壞的文件。文件主頁右上角加藍色F字樣,在搜索和使用過程中,以區分正文件及復印件。

2、校驗。

為了減少跟蹤工作量,提高掃描速度,對已整理的檔案進行50%的抽查,抽查檔案是否符合上述要求。

3、掃描。

通過掃描,將紙質文檔轉換成電子文檔是文件數字化的關鍵步驟。在掃描時要注意掃描方法及命名。

4、檢查掃描件。

掃描過程中要糾正不正、黑邊、命名錯誤、掃描格式錯誤、多掃、漏掃、掃描質量不清等問題。

5、進入并修改目錄數據。

資料錄入包括現行檔案管理標準所規定的檔案、檔案、檔案改革后形成的檔案目錄。

利用檔案改革前方法整理輸入(即文件目錄和檔案目錄管理)。

6、掛接。

為方便用戶輕松簡便的查閱、打印和檢索文件,我們將已掃描文檔轉化為電子文檔的數據與相應的項目數據相連。保證紙張清晰,查閱及檢索準確率不超過3‰


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