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檔案數字化加工六大核心步驟

檔案數字化加工六大核心步驟

要實現檔案數字化加工,提高查詢效率,實現信息共享,離不開六個核心步驟:

1、整理檔案。

當檔案工作者拿到檔案后,首先要把檔案歸類,即:統一編號歸檔、核對頁碼、撕開粘頁、書寫錯誤的復號、拆掉可拆的,以便在掃描時批量處理。

若發現影響后期掃描質量的文件皺褶不均勻,應作相應的處理;若文件損壞,應先進行技術修補和標記;若文件嚴重損壞,掃描無法修復,則應區分標簽。

2、著錄標引。

按照標準《歸檔記錄規范》和用戶檔案記錄的具體要求,將原始數據和文件目錄資料及主題資料納入軟件數據庫。在對檔案中原有實體檔案條目進行修改、補充時,應在填寫變更信息并將其歸檔。如果產品目錄不完整,請補充完整。

3、掃描檔案。

文檔掃描是實現紙質文件數字化轉換的重要環節。原始文件的掃描、存檔格式應完全按照檔案管理統一標準進行掃描掃描,登記實際掃描卷數和每卷頁數。

4、圖像的檢查和處理。

在掃描結束后,要逐個檢查圖像的質量,包括圖像的順序是否與原文件一致,漏掃、重張。有無黑邊、折角、圖象偏差、清晰度、失真等。如發現有不符合圖像質量要求,應及時進行校正,以保證圖像順序正確,質量完美。

5、OCR全文識別。

如果專案需要全文檢索,掃描圖像處理完成后,需要用專業識別軟件對數字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格的要求,就需要手工檢查。標定之后,可以還原版式并轉換為雙層PDF文件格式,實現無障礙全文檢索。

6、數據掛接。

在系統軟件的幫助下,將數據庫中的目錄數據與紙質文件數字圖像相匹配掛接,對掛接結果進行逐個檢查,包括掛接數字圖像與紙質文件數字圖像對應的準確性、掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像能否正常打開等。達到了目錄數據和數字圖像的精確關聯。掛到檔案管理系統后,成品再進行一次驗收,提交交還和數據備份。


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