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檔案數字化加工的重要步驟!

檔案數字化加工的重要步驟!

檔案數字化加工是指將紙質文件轉換成電子文件,并存儲在相應的管理軟件中,形成電子文件,比傳統紙質文件更方便快捷。那怎樣實現檔案數字化加工處理呢?簡而言之,分為案卷拆開、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、數據質檢、數據掛接、檔案還原七個步驟。

1、案卷拆開

檢查文件資料是否完整,是否有缺陷、泄漏;拆下文件,仔細撕下封條,剪下裝訂線;將文件內的頁面一頁一頁地分開,標注特殊頁面,提醒掃描者注意;取出訂書釘、曲別針等金屬物品;并注明每卷(包括正副卷)頁數等特殊情況。對于無法確定的卷宗,拆卷員應及時與檔案人員聯系,不得擅自處理。

2、檔案掃描

在掃描過程中,文件紙應整齊放置,以避免掃描過程中紙張紙張或掃描數據無法完全顯示的現象。如果發現文件遺漏,應及時填寫并正確插入圖片。掃描圖像的排列順序與原始文件不一致時,應及時調整,認真填寫紙質文件,掃描登記表,登記移交文件的數量,檢查各文件的實際掃描頁數和文件,整理時填寫的頁數是否一致

3、影像處理。

利用掃描軟件和人工組合方法優化圖像,使圖像效果達到或超過實體效果;處理特殊圖像,如掃描產生的黑色邊緣和歪斜;檢查和處理異常格式和容量文件;科學處理文件中遺漏的頁面,確保掃描的圖像頁面數量與原始文件一致。圖像處理以清晰的頁面圖為基準,校正和處理影響頁面脫機偏差和圖像質量的頁面數量。處理圖像時,應保留文件號和頁碼。

4、檔案著錄。

如果檔案庫提供的目錄與紙質檔案不一致,應以紙質檔案的原始內容為標準輸入,并刪除錯誤信息。記錄項目的相關內容應完整輸入。如記錄項目不清楚或不完整,應及時記錄并反映給檔案保管人員。如需在目錄中添加或減少相關記錄字段,請咨詢檔案管理員。如果目錄內容有誤,如主題內容編號等。,以紙質文件信息為準,并及時反映給文件管理員。順頁整理記錄時,要檢查卷宗是否完整,有無缺頁錯編。

5、數據質檢

檢查每卷目錄下的掃描文件,每張圖片的頁數、目錄、內容是否一致,每張圖片的傾斜度、清晰度、分辨率格式等。

6、數據掛接。

利用數字加工軟件生成連接數據,將數據復制到文件服務器,操作服務器上的連接軟件,打開文件信息管理系統檢查連接文件。

7、檔案還原。

數字文件處理完成后,由檔案保管員接收。掃描和圖像處理后,嚴格檢查和恢復無故障文件;注意分類歸還,保持文件處理室整潔有序,填寫文件移交登記表。


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