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檔案數字化加工原則流程目標及意義

檔案數字化加工原則流程目標及意義 

所謂文件數字化,就是利用計算機技術將模擬信號轉換成數字信號。紙質文件數字化是指利用掃描儀或數字相機等數字設備將紙質文件數字化,并將其轉換成存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像或數字文本。使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供和利用,是實現紙質檔案數字化的基本原則,是實現檔案信息資源共享,滿足社會和行業對檔案利用的需求。

一、檔案數字化加工的基本原則。

1)確定數字化目標。

對對象進行數字化處理,必須按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質文件才能進行數字化處理。

2)符合法律法規。

紙質檔案數字化必須符合開放檔案法規或行業有關規定。

3)價值原則。

檔案長期保存,具有較高社會利用價值的檔案可納入數字化處理范圍。

二、檔案數字化加工工藝。

數字化紙質檔案加工的基本環節是:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、掛接、驗收、備份、成果管理等。

三、數字化建設的目標。

建設數字圖書館的目的是實現檔案(室)現有檔案的數字化處理,建立和完善檔案目錄數據庫、現有文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)。),通過數據接口與政府辦公系統連接,采用先進的數字化檔案管理系統,提供安全高效的管理和使用,實現真正的資源共享。

四、數字化的意義。

1)提高工作效率,降低檔案使用成本。

完成數字文件處理項目后,通過數字文件管理系統(公開文件)和各單位各級領導、各部門或下屬單位,可以通過數字文件管理系統即時查詢使用所需原始電子文件數據的原始數據,避免傳統文件利用方法多次閱讀文件實體造成的大量時間浪費和重復勞動,提高工作效率,降低文件信息利用成本。

2)保證庫存檔案的實體安全。

因為傳統的存檔方法一直采用紙存目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且使用倉庫也需要管理,管理成本高,文件容易損壞,如黃紙、粘性、脆性等。檔案分級管理不能從根本上解決檔案原件易損等問題。采用權限控制,實現檔案數字化管理,直接從網上查詢打印,減少了庫存檔案的閱讀和復印,降低了庫存檔案的老化速度,解決了存的矛盾,保證檔案的實體安全,保證檔案的實體安全。


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