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檔案數字化管理優勢與缺點有哪些?

檔案數字化管理優勢與缺點有哪些?

歸檔數字化管理是指將傳統的以錄音帶、紙張、錄像帶等形式作為存儲介質的各類檔案資料,通過壓縮、掃描、變換等手法,轉換成圖片文件、聲音文件、錄像文件等,再通過存儲管理技能將圖片與索引字段儲存在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質中,并發布到廣域網、局域網、國際互聯網、機關企業工作單位內部網等各種大容量存儲介質中,并在廣域網、視頻網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡信息網絡、網絡隨著現代因特網技術的發展,檔案數字化管理已成為管理趨勢,但同時也需要認識到檔案數字化管理的優勢與不足,充分利用它,不斷改進,使之更好地服務于現代社會。

一、檔案數字化管理的優勢。

       可縮短整理檔案材料的工作時間。以往的檔案管理工作大多是固定的時間、地點、地點,對其進行判斷、整理、歸檔等過程往往耗時較長,而且往往事半功倍。數字文件管理,突破了原有工作管理的限制,計算機成為現代工作的途徑,管理人員可以通過編碼解碼實現電子檔案的存儲,利用不同的載體來實現檔案的復制存儲。有關部門可以通過后臺將歸檔資料輸入計算機終端,通過后臺系統發送到檔案管理終端,管理人員利用計算機進行資料歸檔,縮短工時,提高工作質量。

二、檔案數字化管理不足。

1、檔案數字化管理存在一定的風險。當前,信息技術日新月異,網絡信息安全問題日益突出,病毒、黑客入侵等因素對核算機系統中的檔案信息構成了極大的威脅,也增加了檔案的保密管理難度。另外,部分檔案在轉換為電子檔案時,首先采用電子編碼技術對檔案進行批改,電子編碼技能在使用過程中必然存在一些缺陷,假如對原始憑證的內容進行批改也不會留下任何痕跡,使相關管理人員難以及時發現。因此,要警惕違反檔案法行為。

2、工作人員在基本業務需求方面取得進展。由于檔案數字化和數字化檔案信息管理都要利用核算機軟硬件以及掃描、存貯、數字印象管理等多種現代化技術,提高 檔案管理業務水平,而非僅僅依靠掌握現代核算機就能勝任和完成工作的人員,而且必須具備掃描、存儲、數字印象管理等多種現代化技術。因此,必須重視檔案數字化,加強檔案工作人員的數字化培養。隨著核算機網絡技術的不斷發展,檔案數字化管理成為檔案工作發展的必然趨勢。從手工檔案管理向主動管理轉變,現代信息技能必然完成管理工作的變革,從而提高管理能力,降低勞動強度,加快文件傳送。因此,檔案管理者必須正確權衡檔案數字化管理的利弊,緊跟時代發展,探索科學管理檔案工作的新思路、新方法,充分發揮檔案信息數據資源的應用價值,突出其應用價值。



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