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分享檔案數字化的意義與作用

分享檔案數字化的意義與作用

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、視頻)、數據庫、多媒體和存儲技術的發展而出現的新的檔案信息形式。將各種載體的文件資源轉換成數字文件信息,以數字形式存儲,通過網絡連接通過計算機系統管理。

檔案數字化是數字化文件建設的重要基礎工作。利用高科技對傳統載體文件進行數字化處理,利用LAN、政務網、互聯網等手段實現計算機檢索和文件讀取。為迎接文件信息服務新環境的挑戰,提高管理水平和工作效率,提高文件業務部門服務水平,為文件內部管理和客戶服務提供高效、全面的服務。

數字檔案工作是適應時代發展趨勢和發展的新舉措和要求。檔案作為信息的原始資源,越來越重要。不斷掌握信息技術,為檔案工作、社會主義經濟建設和社會主義精神文明建設服務。

與傳統的文件管理相比,檔案數字化具有不可替代的優勢

一、提高經濟效益。

過去,粗放的使用是通過增加辦公人員和辦公費用來解決這個問題,導致管理成本大幅上升。數字管理文件將傳統的以紙為載體的文件信息對象轉化為機器閱讀文件,不僅節省了保管。

節省空間,查閱非常方便快捷,避免了重復打印數據造成的紙張和人員浪費。

二、提高辦公效率;

 數字檔案管理可以及時歸檔數據,盡快提供使用。根據組織部門的情況,干部的任命和晉升需要詳細準確的檔案信息。檔案數字化可以提供詳細及時的數據信息,為領導決策提供服務。同時,數字檔案管理使查詢數據變得非常簡單,真正讓辦公室工作人員不用出門就能了解世界大事。隨著時空信息的流動,數字文件無墻,文件庫基本上由文件實體保管轉變為便捷的信息控制中心。

三、加強原始文件的保護。

實現紙質文件向數字電子文件的轉換,使用文件更加安全。因為它對歷史悠久的文件進行數字化處理,無疑是更好的保護。此外,經過數字處理,一些文件被篡改。


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