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檔案數字化加工?學會七步不出錯!

檔案數字化加工?學會七步不出錯!

檔案數字化加工是指將紙質文件轉換成電子文件,存儲在相應的管理軟件中,形成比傳統紙質文件更方便快捷的電子文件。那么檔案數字化加工怎樣開展呢?簡而言之,分為文件分解、文件掃描、圖像處理、文件記錄、數據質量檢驗、數據掛接、文件還原等七個步驟。

1、案件卷宗。

檢查文件是否完整,是否有缺頁、漏頁、錯編、正副卷標注是否正確;拆下文件,小心撕下封條,剪下封裝線;特殊情況下,將文件中的頁面分開,標注特殊頁面,提醒掃描者注意;取下文件中的訂書釘、曲別針等金屬物體,如每卷(包括正副卷)頁數。對于不確定的文件,開卷人員應及時咨詢文件人員,不得擅自處理。

2、檔案掃描。

在掃描過程中,應整理文件,以避免文件卡紙或數據在掃描過程中無法完全顯示。如發現文件丟失,應及時清理并正確插入圖像。當掃描圖像的排列順序與原始文件不一致時,應及時調整,認真填寫文件,掃描登記表,登記移交的文件數量,掃描頁數,檢查每個文件的實際掃描頁數,整理時整理的文件頁數是否一致,如有矛盾,說明原因和處理方法。

3、圖像處理技術。

利用掃描軟件結合人工優化圖像,使圖像效果達到或超過實體效果;處理掃描產生的特殊圖像,如黑邊、扭曲等;檢查異常格式和容量文件;科學處理案例中遺漏的網頁,確保掃描的圖像數量與原始網頁數量一致。該方法基于清晰的網頁圖像處理方法,對網頁圖像進行離線偏移和校正,從而影響網頁質量。處理圖像時,應保留文件號和網頁號。

4、歸檔。

如果文件倉庫提供的目錄與紙質文件不一致,應以紙質文件的原始內容為標準輸入,并刪除錯誤數據。相關記錄項目的內容應完全輸入。如果文件中記錄的項目不清楚或不完整,應及時記錄并反映給保管人員。如需增減相關記錄字段,請咨詢檔案管理員。如果目錄內容錯誤,如果主題內容編號錯誤,應以紙質文件信息為準,并及時反映給檔案管理員。分類清單時,檢查清單是否完整,是否有錯誤。

5、數據質量檢驗。

逐一檢查掃描文件、頁數、目錄是否與每個文件中的內容一致,以及每張圖片的傾斜度、清晰度、指向度和分辨率格式。

6、數據掛接。

利用數字加工軟件生成連接數據,將數據復制到服務器,運行服務器連接軟件,打開文件信息管理系統檢查連接文件。

7、歸檔整理。

文件數字化處理完成后,由文件保管員接收。通過掃描和圖像處理,嚴格檢查質量,嚴格裝訂和恢復文件。注意恢復文件的分類和歸還,保持加工室整潔有序,填寫文件移交登記表。



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