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淺談檔案數字化加工技術及意義!

淺談檔案數字化加工技術及意義!

  檔案數字化加工,就是利用計算機技術將模擬數據轉換成數字數據的過程。檔案數字化是指把紙文檔進行數字加工,通過掃描儀和數碼相機等數字設備,將其轉換成磁帶、磁盤、磁盤等載體,從而實現計算機識別的數字圖像和數字文本的處理過程。實現檔案數字化加工的基本原則是實現紙文檔信息資源的正確、方便、快速利用,共享可公開的紙文檔信息資源,滿足社會和行業的需求。


1.檔案數字化加工處理的基本原則

(1)識別數字對象

 必須按照一定的原則和方法確認所需要的數字對象,只有符合一定要求的紙質文件才能進行數字化加工。


(2)符合法律法規

  檔案數字化,必須符合文件開放規定或行業有關規定。


(3)價值原則

 屬備案范圍,應長期或長期保存的社會利用文件,可納入數字化處理范圍。


2.處理工藝

 檔案數字化加工的基本環節主要有文件整理、文件掃描、圖象處理、圖象質量檢查、資料裝訂、資料建檔、資料連結、資料核對、資料備份、成果管理等。


3.數字化建設的目的

 數字圖書館建設的目的是實現檔案館(室)現有的檔案資料數字化處理,建立健全的檔案目錄數據庫、現行檔案全文數據庫和多媒體數據庫(圖片、音頻、視頻等),通過數據接口和政務辦公系統連接,以先進的數字化檔案管理系統,提供安全、高效的管理和使用,實現真正的資源共享。


4.數字化的重要性

(1)提高工作效率,減少文件消耗

 在數字化加工目目完成后,社會公眾(公開文件)和公司各級領導、各部或部下均可立即通過數字文件管理系統查詢和利用所需的電子文件數據原始文件(文件)信息,從而避免傳統文件使用方法對文件數據實體多次翻閱造成的大量時間浪費和勞動現象。


(2)對存貨文件的實體安全性進行高度的保管和保護

 傳統的文件保存方法是采用紙張保存和目錄管理,不但占用了大量的庫存空間,還需要到倉庫進行管理,管理成本高,易損壞文件,如黃、粘、脆等。目錄級的文件管理無法從根本上解決文件原件易損等問題。通過權限控制,實現檔案數字化管理,可以直接通過在線查詢打印,減少庫存檔案的查詢次數和復印次數,降低庫存檔案的老化速度,解決了檔案重復借存與保管的矛盾,大大保管和保護庫存檔案,確保檔案實體安全。




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