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檔案數字化加工的原則,目的和意義



檔案數字化加工的原則,目的和意義

 檔案數字化是指利用計算機技術把模擬檔案轉化為數字檔案。紙檔案數字化是指利用掃描儀、數碼相機等數碼設備,將紙檔案數字化,并將其轉換為數字圖像或數字文本,儲存于磁帶、磁盤、光盤等載體中,由計算機進行識別。實現檔案信息資源的準確、方便、快捷利用,實現檔案信息資源的公共共享,滿足社會或行業檔案利用的需要,是電子檔案數字化的基本原則。

檔案數字化加工的基本原則。

對數字物體的識別。

數字化對象的確認應遵循一定的原則和方法,只有紙制文件符合一定的要求,才能進行數字化處理。

價值觀原則。

將檔案數字化處理,可使歸檔的檔案得到長期的保存,具有很高的社會利用價值。

檔案數字化加工流程。

檔案數字化加工的基本步驟是:整理檔案,掃描檔案,圖像處理,圖像存儲,目錄,掛圖,數據接收,數據備份,成果管理。

檔案數字化加工的目的。

 該方案旨在將檔案館(室)現有檔案文件資料全部數字化,建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等),并通過數據接口與政府辦公室系統連接,實現先進的數字化檔案管理系統對檔案文件資料進行安全、高效的管理和利用,實現資源共享。

檔案數字化加工的重要性。

1.提高工作效率,降低檔案利用成本。

數字化檔案項目完成后,社會(檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位,立即通過數字化檔案管理系統,查詢使用電子文件所需的原始文件(件)信息,避免了傳統檔案利用方式在檔案資料實體中反復翻閱造成的大量時間浪費和重復勞動,提高了工作效率,降低了檔案資料利用成本。

2.保證庫存文件的實體安全性。

由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用大量的存儲空間,而且利用起來也要去庫房,管理費用高,檔案易損壞,如發黃、發粘、易碎等。因此,目錄級檔案管理不能從根本上解決原件易損等問題。運用權限控制技術,實現檔案數字化管理,可以直接在線查閱、打印,減少庫存檔案的調閱、復印次數,降低檔案老化速度,解決檔案重復借閱利用與檔案保管的矛盾,保護和保管庫存檔案,保障檔案實體安全。

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