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當前位置:企業新聞
檔案掃描操作需要注意哪些?

檔案掃描操作需要注意哪些?

 在做好前期準備工作之后,就要開始對檔案進行掃描實操,這是實現紙質檔案高質量數字化的關鍵階段。掃描員必須掌握一定的操作技術和方法,全面掌握標準要求的合格圖像。

 掌握標準的基本要求。做好標準先行工作,紙質檔案的數字化處理工作同樣要在標準的指導下進行。不能為了節省存儲空間而降低標準,也不能不顧實際的需要而一味提高標準。詳細的標準應包括但不限于對全年歸檔的紙質檔案進行全卷掃描,圖像按檔案順序依次掃描,每頁紙質檔案都應與掃描后形成的數字圖像一一對應,每頁檔案圖像首頁應包含歸檔章,每頁頁碼標識正確,每頁圖像字跡清晰,圖像完整,指向正確符合閱讀習慣,圖像明暗度適中,圖像盡可能反映檔案原貌等。

 二是掌握業務方法。如果不能完全實現電子辦公,紙質檔案數字化掃描任務將十分繁重,為做好這項工作,操作人員需要掌握一定的掃描操作和圖像處理技術方法。

掃描儀操作:將檔案掃描儀連接到計算機上,安裝驅動及掃描軟件后使用。員工應能熟練掌握和使用檔案掃描儀的操作方法及掃描儀的參數設置。掃描儀的操作說起來并不復雜,就是把紙質檔案放到掃描儀上,掃描,把檔案取出。但在此還是強調不要急于掃描,在掃描之前一定要根據《紙質檔案數字化規范》和《紙質檔案數字化工作指南》的有關要求,對掃描方式、掃描顏色模式、掃描分辨率、圖像存儲格式等進行判斷和設置?,F在市面上有平板掃描儀、滾筒掃描儀、平板掃描儀等,要根據需要及檔案的紙張質量來選擇,有條件的話較好選擇專業的非接觸式檔案掃描儀。彩色掃描模式建議在《紙質檔案數字化規范》中全部采用彩色模式掃描,而彩色圖像往往又與圖像存儲格式相關聯,彩色圖像通常以JPG格式存儲,若以TIFF格式存儲,占用空間較大。掃描儀分辨率是影響文件直觀效果的一個重要參數,規范規定小值為200dpi,而OCR識別則要求達到300dpi以上。根據以上參數的確定,再進行亮度、對比度的微調。

 圖象處理:規范要求掃描的圖象應盡可能地反映檔案的原始狀態,但掃描過程受檔案紙張大小、紙張粗糙程度、字跡分散、色彩不均等因素的影響,可能會出現圖象一次掃描不全、干擾點過多過大、圖象深淺不一、發白偏暗、倒置等質量問題,出現這些情況都需要進行圖象處理,一般要用專門的圖象處理軟件來實現,一般可采用PS軟件,也有一些專業的圖象掃描儀自帶非常實用的圖象處理軟件,能完成圖象的拼接、圖象去污、裁邊、旋轉和校正等圖象處理工作,使圖象完整、整齊、端正。

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