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北京市昌平區宏福國際創新中心A座4030室

當前位置:企業新聞
單位檔案室建設要求參考技術規范

一、檔案室設施的基本含義 

檔案室設施是維護檔案安全、保障檔案提供利用所需硬件的總稱。主要包括檔案用房、檔案柜架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉及計算機、網絡、儲存設備等。

 

二、檔案室設施建設的基本原則

  從本單位實際出發,最大限度地維護檔案的完整與安全,方便檔案的利用。維護檔案的完整,一是指保持檔案內容和形式的有機聯系和完整;二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。維護檔案的安全,一是指不發生丟失、火災、水浸、霉變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故;二是指防止檔案內容泄密。方便檔案的利用,一是指運用計算機等現代化管理手段,提高檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環境、復制檔案的條件和設備等。

 

三、檔案用房建筑

1.檔案用房建筑設計要遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則,新建辦公樓時,檔案用房要納入計劃,提出檔案用房的建筑要求

2.檔案用房要按照功能區分原則,力求達到功能合理,流程便捷。檔案用房要實行“三分開”(檔案業務工作室、檔案庫房和閱檔室分開)。為了便于安全管理,檔案業務工作室、檔案庫房和閱檔室應設在同一樓層。

在檔案庫房面積應能容納本機關形成的全部檔案,并能容納由本機關自行保管(不向檔案館移交)的全部檔案。

  3.檔案庫房以東或南朝向為宜,墻壁要具有隔熱、防潮性能。在樓層安排上不用一樓、地下室和最高層。檔案庫房應集中布置,遠離易燃、易爆場所,不能緊鄰衛生間等潮濕、有污染源的部位。

4.檔案庫房要符合檔案防護的基本要求,即防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)。 

5.檔案庫房凈高不應低于2.40m。當有梁和通風管道時,

其局部凈高不應低于2.20m。為防止溢水流入庫房,室內比室外樓地面應高出20mm。當檔案庫房與其他用房同層布置且樓地面有高差時,應采用坡道連通。

6.檔案庫房門窗既要便于通風,又要便于密閉,門應具備防火防盜功能,密封性能好,且宜采用金屬防盜門,庫房門與地面的縫隙不應大于5mm;窗應為雙層窗,開啟窗應有密閉措施,設紗窗;當采用高窗時,墻的下部應增設通風口,通風口設金屬網。檔案庫房不得采用跨層或跨間的通長窗。檔案庫房外門、外窗均應安裝防盜網等安全防護措施。 

7.檔案庫房地面應光潔、平整、耐磨,不易生塵,應有防潮措施。檔案庫房地面平均承重應為5KN/㎡以上,采用密集架時承重應不低于在12KN/㎡為宜。 

8.檔案庫房墻體要求光潔、平整、不易生塵、堅固耐久,具有隔熱、防潮、防塵、防火功能。

9.檔案庫內嚴禁設置明火設施,庫房的電源開關應設于庫房外,并應設有防止漏電的安全保護設置,控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式??照{設施應單獨設置配電線路,并采用穿金屬管保護。庫房內不應設置消防以外的給水點,給、排水管道不應穿越庫區。上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內墻上。 

四、檔案庫房的安全防護

  1.健全制度:檔案庫房管理制度,包含庫房日常安全管理,定期安全檢查,每天溫濕度控制、保持整潔衛生、遵守保密規定等內容。檔案員每月應對所保存的檔案進行一次檢查,每年對所保存的檔案進行一次清點核對,并做好檢查、清點記錄,發現問題應及時匯報并采取相應的措施。 

2.防高溫、防潮:檔案庫房溫度控制在14-24℃,每晝夜波動幅度不大于±2℃;相對濕度控制在45%-60%之間,每晝夜波動幅度不大于±5%。

庫房內應配備溫濕度儀,應配備空調、除濕機、加濕器等調溫調濕設備。

當溫濕度超過標準時必須采取措施使之符合要求,檔案庫房安裝柜式或壁掛式空調為宜。 

3.防日光直射和紫外線照射:采用人工照明時,宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈。當采用熒光燈時,應有過濾紫外線和安全防火措施。窗戶要安裝防光窗簾,避免陽光直射檔案。 

4.防有害生物:檔案庫房應盡量將溫濕度控制在標準范圍,檔案箱柜內應放置防蟲、防霉藥品,并及時更換。有條件的庫房可配備臭氧發生器,凈化庫房空氣。為防蟲和防鼠,管道通過墻面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實。其他墻身孔洞也應采取防護措施。 

5.防塵、防污染:檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵,箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔。嚴禁將其他用品與檔案一同存放。 

6.防火:檔案庫房應配備消防器材,采用氣體或干粉型,并定期檢查更換。庫房內嚴禁存放易燃易爆物品,嚴禁吸煙。庫房內各類電器使用方法要規范,8小時以外、節假日或檔案員外出都要切斷電源。要安裝防火報警器。要做好每日下班前的安全檢查,確保萬無一失。 

7.防盜:檔案庫房、箱、柜門應及時上鎖,鑰匙由檔案管理人員保管,非檔案管理人員不得擅自進入庫房。離開庫房應及時關燈、關門、關窗。檔案庫房一般應安裝防盜報警器。

  五、檔案室設施設備配置及裝具質量

  1.對于新建的檔案庫房應該安裝質量符合國家標準、數量充足的檔案  并安裝使用空調、去濕機、加濕器或專用的溫濕度自控系統。

2.應配備檔案專用、高配置的計算機、掃描儀、光盤刻錄、網絡和存儲設備,可配備檔案專用打印機及復印機、照相機、防磁柜、消毒柜等設備。 

3.檔案柜、或密集架架應適合放置A4、B5紙型、會計檔案、基建圖紙等各種類型檔案,宜采用不燃燒材料或難燃燒材料制成。

4.檔案柜、架排列的各部分尺寸應該達到以下要求:主通道凈寬不應小于1.00m,兩行間凈寬不應小于0.80m,頂端部與墻的間隔不應小于0.60m。庫房內柜、架應成行垂直于有窗的墻面,外墻采光窗宜與檔案柜架間的通道相對應,當無窗時應與管道通風孔開口方向相對應。 

5.卷皮(盒)的印制使用應符合國家檔案局頒布的“無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱”行業標準(DA/T24—2000)。為保證質量,檔案卷皮(盒)應采用本區檔案部門統一印制的檔案卷皮(盒)。

 

 

總結

一、基本原則

1、 完整。內容形式有機聯系;不丟失

2、 安全。不發生意外事故;內容不泄露。

3、 方便。方便使用

二、用房建筑

1、原則:安全保密、布局合理、科學使用。

2、三分開:檔案業務工作室、檔案庫房、閱覽室三分開,但應在統一樓層。

3、朝向向南,樓層非一樓、地下室、最高層,遠離易燃易爆場所。

4、防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)

5、檔案庫房凈高不低于2.4米,當有梁和通風管道時其局部不低于2.2米;

   室內地面應比室外地面高出2厘米,且用坡道鏈接。

6、門窗防盜。門:防火、防盜、密封、金屬防盜、縫隙小于等于5毫米;

窗:雙層、紗窗、防盜網。

7、地面和承重。地面:光潔、平整、耐磨、不易生塵、防潮。 承重:平均承重5KN/m2,即512.2kg以上;用密集架時承重不低于12KN/m2,即1224.4kg以上。

8、墻體:光潔、平整、不易生塵、防潮、防火。

9、嚴禁明火設施,電源開關應設于庫房外,防漏電措施,控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜采用穿金屬暗敷方式??照{設施應單獨設置配電線路,并采用穿金屬管保護。庫房內不應設置消防以外的給水點。

三、安全防護

1、健全制度。日常安全管理,日、月、年檢查。

2、防高溫、防潮。溫度:14-24℃,晝夜波幅不大于±2℃; 濕度:45%-60%,晝夜波幅不大于±5%。即需配備溫度儀、濕度儀、空調、除濕機、加濕器。

3、防日光直射和紫外線照射。即安裝乳白色防爆燈罩的白熾燈、防光窗簾。

4、防有害生物。柜內應放置防蟲、防霉藥品并及時更換。

5、防塵、防污。

6、防火。配備消防器材并定期更換,火警報警器,8小時以外、節假日或檔案員外出都要切斷電源。

7、防盜。及時上鎖、防盜報警器。

四、設備配置及裝具質量

檔案柜、架宜用不燃材料或難燃材料

主通道凈寬大于等于1米,兩行凈寬大于等于0.8米,頂與墻大于等于0.6米

檔案柜、架垂直于有窗墻體,采光窗宜與檔案柜、架通道相對應。


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