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當前位置:企業新聞
檔案數字化

檔案數字化的流程設計

(1)檔案領取

在項目實施前雙方首先要對檔案進行統計與分批次進行交接,按原檔案分類的編號與類別提取,提卷人按實際案卷數與頁數填寫詳細的檔案交接清單,并由雙方主管人員簽字。

(2)分類整理

我方收到檔案后按照雙方制定的檔案整理規范對其紙介檔案按年度、類別等進行整理,統一編號。對要進行掃描加工的檔案進行拆分,為下一步驟掃描工作做前期準備。

(3)索引錄入

錄入索引信息,并對其進行校對,文本質檢差錯率保證在萬分之三以內的的質量要求,索引與文件的頁號及頁數進行對比,對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比,發現不合格的登記清單并退回上一流程重新處理,直至合格。

(4)圖像掃描

掃描人員收到整理后的檔案,負責將紙質性的檔案通過高速或零邊距掃描儀將其轉換成電子圖像。在掃描過程中并保證圖像的清晰度與完整性。

(5)圖像處理

修圖人員負責對掃描完的圖像進行去污、校正等工作,同時修圖人員還進行質檢圖像工作(如:模糊、原稿殘缺、補掃、漏掃、圖片不完整),以達到環環相扣的質檢流程。

(6)圖像質檢

質檢人員對檔案的圖像進行全面的質檢,質檢小組質檢合格后將數據提交給主管驗收

(7)掛接與驗收

文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品,按年度進行文字圖像與系統的掛接,不需手工掛接即可實現文本與圖像頁與系統的掛接。掛接到檔案管理系統中后,進行再次的成品驗收,對各種使用習慣逐頁進行檢驗,驗收合格后移交驗收小組驗收。

(8)檔案還原與歸還

檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準或貴單位的要求進行有序的整理,公司安排專人負責案卷合并與整理,還原檔案合格再移交給貴單位,雙方簽字確認。

(9)數字化流程圖

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